自考“辦公自動化”資料（第一章）

一、名詞解釋

1 辦公自動化：是利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分地利用信息資源、提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效果，以達到既定（即經(jīng)濟、政治、軍事或其他方面的）目標。4 （我國專家定義）

2 辦公自動化：就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項綜合技術(shù)。3 （季斯曼定義）

3 數(shù)據(jù)：是計算機加工處理的對象。凡是能夠輸入計算機并且被計算機進行加工處理的信 息，統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)。9

4 數(shù)據(jù)處理：是指利用計算機對數(shù)據(jù)進行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的總和。其特點：數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、時間性強；沒有太復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算。 9

5 辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)：是指一個具體的辦公自動化系統(tǒng)從無到有的過程。13

6 軟件生存期：是軟件工程中的一個重要概念，軟件產(chǎn)品從形成概念開始，經(jīng)過開發(fā)、使用和不斷增補修訂，直到最后被淘汰的整個過程，稱為軟件生存期。14

7 系統(tǒng)分析：是開發(fā)研制OA系統(tǒng)的第一個階段，其目的是建立一個明確、具體而又切實可行的系統(tǒng)目標。即解決“做什么”的問題。14

8 可行性分析：以調(diào)查研究的結(jié)果為基礎(chǔ)，經(jīng)過可行性調(diào)研，進一步論證系統(tǒng)的必要性和可能性。16

9 用戶需求分析：是要完整、準確、清晰、具體地提出系統(tǒng)的要求，需求分析是在可行性基礎(chǔ)上進行的，需求分析的結(jié)果是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到系統(tǒng)的成敗和軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。17

10 系統(tǒng)設(shè)計：就是要在上述系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，將系統(tǒng)分析說明書中的各項內(nèi)容具體化，即解決“如何做”的問題根據(jù)實際條件和系統(tǒng)的邏輯模型確定系統(tǒng)的實施方案。18

11結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計方法：即將整個系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨立的部分，即模塊。每個模塊實現(xiàn)系統(tǒng)的一項具體功能，自頂向下、逐步細化。18

12系統(tǒng)實施：就是將設(shè)計結(jié)果轉(zhuǎn)化為計算機可以執(zhí)行的程序，測試其性能指標、正確性和可靠性，最終完成一個辦公自動化系統(tǒng)。19

13 系統(tǒng)運行與維護：系統(tǒng)交付用戶使用以后，直到報廢為止的所有軟件活動都屬于系統(tǒng)運行維護階段。辦公自動化系統(tǒng)運行維護階段的工作有用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)的評價和軟件維護等。21

14電子文件：能被計算機識別、處理，存儲在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。27

15決策支持系統(tǒng)：一個交互式的計算機系統(tǒng)，它利用數(shù)據(jù)庫（DB）、模型庫（MB30）和方法庫（AB）以及很好的人機會話部件和圖形部件，幫助決策者進行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化決策的所有過程。30

二、答題

1 簡述辦公自動化的意義和我國辦公自動化近期的首要任務(wù)？7-8t

答：意義：1）提高辦公效率；

2）為各級領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)管理和正確決策服務(wù)；

3）向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、信息化轉(zhuǎn)變；

4）辦公自動化技術(shù)能把人從繁重、枯燥、重復(fù)性的勞動中解放出來。

首要任務(wù)：實現(xiàn)全國行政首腦機關(guān)的辦公自動化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學(xué)化是全國辦公自動化近期的首要任務(wù)。

2 辦公自動化包括哪些基本環(huán)節(jié)？8

答：一個完整的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)包括四個基本環(huán)節(jié)，即信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存。

3 簡述辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)？9-10

答：1）數(shù)據(jù)處理 2）文字處理 3）語音處理 4）圖形與圖像處理

5）網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù) 6）決策支持技術(shù)

4 試述辦公自動化系統(tǒng)有幾種主要模式，各有何特點？11-12

答：1）事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)：由單機或多機組成，負責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公的一般事務(wù)工作，屬于辦公自動化建設(shè)的初級階段；

2）管理型辦公自動化系統(tǒng)：有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫，由具有通信功能的多機網(wǎng)絡(luò)組成，能對大量的各類信息進行綜合管理，使數(shù)據(jù)信息、設(shè)備資源共享，使辦公效率得到提高，屬于辦公自動化建設(shè)的中級階段；

3）輔助決策型辦公自動化系統(tǒng)：具有方案比較和輔助決策功能，利用預(yù)先設(shè)計的決策模型輔助人們作出判斷和決策，它綜合了事務(wù)型和管理型的全部功能，是應(yīng)用模式的高級階段。

5 簡述辦公自動化系統(tǒng)的組成？12-13

答：1）設(shè)備：主計算機、各種輸入設(shè)備、各種輸出設(shè)備、工作站、通信設(shè)備、各種辦公設(shè)備；

2）軟件：辦公自動化系統(tǒng)軟件和辦公室應(yīng)用軟件；

3）辦公人員

6 用軟件生存期理論分析辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的階段劃分及各階段的主要工作？14

答：OA系統(tǒng)生存周期劃分為四個階段：

系統(tǒng)分析：主要工作調(diào)查研究、可行性分析、用戶需求分析、系統(tǒng)總體規(guī)劃。

系統(tǒng)設(shè)計：工作分為總體設(shè)計和詳細設(shè)計。

系統(tǒng)實施：工作包括設(shè)備的購置、軟件的實現(xiàn)、人員的配置和培訓(xùn)及數(shù)據(jù)的準備。

軟件的實現(xiàn)，其具體步驟是編程和測試。

系統(tǒng)維護：工作有用戶教育、系統(tǒng)評價和系統(tǒng)維護。

系統(tǒng)維護的內(nèi)容包括：硬件維護、軟件維護和數(shù)據(jù)維護。

軟件維護有：改正性維護、適應(yīng)性維護、擴展性維護。

7 辦公自動化系統(tǒng)可行性分析和系統(tǒng)總體規(guī)劃包括哪些內(nèi)容？16-18

答：可行性分析包括：經(jīng)濟可行性、技術(shù)可行性、社會可行性。

系統(tǒng)總體規(guī)劃有：辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實施條件、實施步驟等方面，以及軟件設(shè)計實施中各項工作完成的先后順序、時間進度、開發(fā)費用預(yù)算等。

8 系統(tǒng)實施階段有哪些主要工作？19

答：系統(tǒng)實施階段的工作包括設(shè)備的購置、軟件的實現(xiàn)、人員的配置和培訓(xùn)及數(shù)據(jù)的準備。

9 說明測試的目的和步驟，并說明各階段測試的目的？20

答：測試的目的是發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進行修改和糾正。

測試分為三個階段：

模塊調(diào)試：由程序員在模塊程序編寫中對程序的正確性進行調(diào)試，其屬于編碼階段。

聯(lián)合調(diào)試：是將一組關(guān)聯(lián)度大的程序進行共同調(diào)試，它是對接口的調(diào)試。

系統(tǒng)測試：是進一步驗證軟件在應(yīng)用系統(tǒng)實際環(huán)境中的正確性、可靠性和適應(yīng)性。

10 簡述系統(tǒng)運行維護階段的主要內(nèi)容，其中系統(tǒng)維護工作的目的和內(nèi)容？21

答：系統(tǒng)運行維護階段的主要內(nèi)容有用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)的評價和軟件維護等。

系統(tǒng)維護工作目的：是對運行著的系統(tǒng)進行不斷的修正；保證系統(tǒng)能夠在比較長的時

間里正常運行，滿足用戶的需求，對系統(tǒng)所做的修改、補充和擴

展活動。

系統(tǒng)維護工作內(nèi)容包括：硬件維護、軟件維護和數(shù)據(jù)維護。

軟件維護有三種類型：改正性維護、適應(yīng)性維護、擴展性維護。

11 Intranet（企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)）技術(shù)有哪些特點？23-24

答：從技術(shù)角度上來講，Intranet主要是利用INTERNET中的TCP/IP和Web技術(shù)來實現(xiàn)，同時借助于防火墻，建立內(nèi)部網(wǎng)與外部的INTERNET隔離與聯(lián)系。

特點：1）費用低廉，開銷少，安裝和維護方便

2）在網(wǎng)絡(luò)安全方面，可防止外來的侵入和破壞

3）在帶寬方面，Intranet大多是運行在高速以太網(wǎng)上，因此能夠提供快速的Web訪問速度。

12電子文件有哪些特點？27

答：1）電子文件信息形態(tài)數(shù)字化； 2）電子文件對設(shè)備的依賴性；

3）電子文件對標準化體系的依賴性； 4）電子文件載體的非直讀性；

5）電子文件復(fù)制、傳遞的高保真性； 6）電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性；

7）電子文件信息與載體的可分離性； 8）電子文件信息的共享性和不安全性；

9）電子文件信息內(nèi)容的易更改性； 10）電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性；

11）電子文件的多媒體集成性； 12）電子文件非實體歸檔的可能性等。

13 決策支持系統(tǒng)的目標、作用和基本功能。30-31ts

答：決策支持系統(tǒng)以有效性為主要目標，

對決策者起“支持”和“輔助”的作用，支持決策的全過程。

基本功能：

1） 及時收集、整理、存儲和提供本系統(tǒng)與決策過程有關(guān)的各種數(shù)據(jù)。

2） 收集、整理、存儲和提供本系統(tǒng)之外的與決策過程相關(guān)的信息。

3） 存儲并提供所需要的各種輔助決策模型。

4） 對系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)、模型、方法進行組織、維護和管理。

5） 具有較強的數(shù)據(jù)處理能力，能在所要求的時間內(nèi)對數(shù)據(jù)進行分析、匯總和加工，以獲得綜合的數(shù)據(jù)和預(yù)測信息。

6） 幫助明確決策目標，建立修改模型，提供各種方案，并對方案進行評價和選優(yōu)。

7） 在原有數(shù)據(jù)、模型和方法的基礎(chǔ)上，再生成新的數(shù)據(jù)、模型和方法。

8） 提供方便的人機對話接口和圖形輸出功能，具有良好的數(shù)據(jù)傳輸能力，以保證及時準確地把所需的數(shù)據(jù)和信息提供給決策者。