自考“辦公自動化”資料（第六章）

一、名詞解釋

1 檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。163

2 文件生命周期理論：是研究文件產(chǎn)生、運(yùn)動、變化的過程和規(guī)律的理論。164

3 文檔一體化：就是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。165

4 文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)：是采用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的文書、檔案一體化管理的系統(tǒng)。采用計算機(jī)技術(shù)，可以使文書、檔案一體化管理的優(yōu)越性得到最充分的體現(xiàn)，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源共享，避免無謂的重復(fù)勞動，是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的一個重要環(huán)節(jié)。170

5 系統(tǒng)維護(hù)：是在系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，為使其能正常運(yùn)轉(zhuǎn)而進(jìn)行的保養(yǎng)、維修及改善工作。174

6 文檔一體化系統(tǒng)需求分析：是在對傳統(tǒng)文檔工作操作流程、工作環(huán)境、人員狀況等進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，明確計算機(jī)文檔一體化系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)、系統(tǒng)應(yīng)具有的功能，并寫出書面的系統(tǒng)需求說明書。178

7系統(tǒng)設(shè)計：是系統(tǒng)研制的第二階段，是根據(jù)文書檔案人員在系統(tǒng)分析階段共同商定的系統(tǒng)邏輯功能，結(jié)合實(shí)際條件，具體設(shè)計系統(tǒng)的實(shí)施方案，即解決“如何做”的問題。181

二、答題：

1 簡述公文與檔案的關(guān)系？164

答：1）公文和檔案無本質(zhì)區(qū)別，只是同一事物的不同發(fā)展階段。

2）公文是檔案的前身（源頭）。

3）檔案是在公文使用和辦理完畢后經(jīng)過鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的，檔案是公文的歸宿。

2 簡述我國學(xué)者將文件生命周期劃分成幾個階段及各階段的內(nèi)容。164

答：劃分為四個階段：

1）制作階段：是借助于繕寫、印刷、錄音等信息記錄手段來固定文件撰寫的結(jié)果，

形成具有法定效力文本的過程。

2）現(xiàn)實(shí)使用階段：是文件開始在規(guī)定的受文范圍內(nèi)運(yùn)行，履行其現(xiàn)行作用。即實(shí)現(xiàn)制 作文件的目的，在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用的階段。

3）暫時保存階段：即文件履行完成自身的現(xiàn)行效用，完成了制作者的制作目的，其中一部分文件以無任何價值，即被銷毀，而另一部分對日后工作仍有參考價值的將繼續(xù)被保存。

4）永久保存階段：部分文件完全失去了它的現(xiàn)行效用，對本機(jī)關(guān)已無明顯的利用價值，而對社會和科學(xué)研究仍有久遠(yuǎn)的意義。

3文檔一體化包括哪幾方面的內(nèi)容？165

答：有：文檔實(shí)體生成一體化；文檔管理一體化；文檔信息利用一體化；文檔規(guī)范一體化。

4 說明實(shí)行文檔一體化的條件及文檔一體化模式。166、169

答：條件：

1）理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)；

2）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；

3）改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應(yīng)的人才。

模式：

1）機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、檔案管理一體化

是將文件、檔案工作有聯(lián)系的內(nèi)容進(jìn)行配合、交融，精簡不必要的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)文件登記與檔案著錄同步同卡。

2）機(jī)關(guān)之間從機(jī)構(gòu)和職能上進(jìn)行一體化；

是設(shè)置統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)，配備專職人員，統(tǒng)一組織管理各機(jī)關(guān)文書、檔案工作。

3）建立有人、財、物和管理自主權(quán)的文件中心。

這種模式的文件中心，是介于各機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡的文件機(jī)構(gòu)。

5 說明文檔一體化的意義？167-168

答：1）使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全；

2）文檔超前控制；

3）提高信息檢索效率；

4）科學(xué)決策的需要；

5）提高行政效率；

6）有利于人、財、物的合理利用。

6 文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)包括哪幾個子系統(tǒng)？說明各子系統(tǒng)的主要功能？170、182圖

答：文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)包括：公文子系統(tǒng)、歸卷子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)

子系統(tǒng)。

公文子系統(tǒng)的功能包括：公文的處理功能、服務(wù)功能和維護(hù)功能。

歸卷子系統(tǒng)的功能：是在文檔一體化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)歸卷管理，它在整個文檔一體化系統(tǒng)中起著承上啟下的重要作用。

1） 它是公文子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)的銜接部分，控制著公文數(shù)據(jù)向檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化過程。

2） 進(jìn)行數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化工作。

3） 為檔案管理子系統(tǒng)提供操作對象和數(shù)據(jù)內(nèi)容。

檔案管理子系統(tǒng)的功能：是檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、檔案編研等。

系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)功能：一般項(xiàng)目維護(hù)、主題詞維護(hù)、分類維護(hù)、代碼維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)。

7 簡述歸檔子系統(tǒng)的邏輯組卷方式？172

答：系統(tǒng)一般提供兩種邏輯組卷方式：自動組卷和手工組卷。

自動組卷時，系統(tǒng)提示用戶輸入組卷?xiàng)l件如檔案類型、時間、保管期限、分類號等，由計算機(jī)自動將符合條件的文件增添到卷內(nèi)。對自動組卷結(jié)果可以進(jìn)行手工調(diào)整，從中移出記錄、添加記錄、調(diào)整順序或按某一特征進(jìn)行排序等。

手工組卷，是指不通過系統(tǒng)批量組卷，而直接在計算機(jī)屏幕上通過鍵盤或鼠標(biāo)進(jìn)行文件的移動，“手工將文件添入案卷內(nèi)從而達(dá)到組卷的目的。

8 簡述計算機(jī)組成的邏輯案卷與組織排架的實(shí)體案卷之間的轉(zhuǎn)化形式？172

答：1）有的單位將邏輯組卷的結(jié)果直接作為實(shí)體組卷的依據(jù)；

2）有的則借助邏輯組卷簡化立卷工作，實(shí)體組卷并不與邏輯組卷結(jié)果完全吻合，如一個邏輯卷可以對應(yīng)多個實(shí)體卷，或者幾個邏輯卷組合成一個實(shí)體卷的情況等；

3）有的單位干脆不進(jìn)行傳統(tǒng)意義上的立卷，按照流水號歸卷，依照邏輯組卷的結(jié)果進(jìn)行查詢，指明其實(shí)體位置，從而達(dá)到檢索目的。

9 說明文檔一體化系統(tǒng)中維護(hù)子系統(tǒng)的內(nèi)容？174-177

答：內(nèi)容有一般項(xiàng)目維護(hù)；主題詞維護(hù)；分類維護(hù)；代碼維護(hù)；數(shù)據(jù)維護(hù)。

一般項(xiàng)目維護(hù)包括文件類型、檔案類型、著錄項(xiàng)目設(shè)置、 用戶管理等項(xiàng)目。

主題詞維護(hù)包括詞表建立和詞表管理工作。

分類維護(hù)確定類別、類目、層次、分類代碼等項(xiàng)目。

數(shù)據(jù)維護(hù)包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、整理數(shù)據(jù)等項(xiàng)目。

10 說明文檔一體化系統(tǒng)需求分析由哪些人進(jìn)行？簡述文檔一體化系統(tǒng)需求分析的主要內(nèi)

容？178-179

答：需要由文書檔案工作人員、文檔部門領(lǐng)導(dǎo)和程序設(shè)計人員組成工作小組來進(jìn)行。

內(nèi)容：1）重點(diǎn)解決好在文書、檔案獨(dú)立管理體制下由于脫節(jié)嚴(yán)重早晨造成的問題；

2）文檔材料的基本情況；

3）管理質(zhì)量要求。

11 簡述檔案管理子系統(tǒng)中檔案檢索方式。173

答：檔案檢索從層次上分為案卷檢索和文件檢索兩種。

案卷檢索一般包含以下幾種方式：按主題詞檢索、按檔號查詢、按年度查詢、按案卷題名查詢。

文件檢索的方式提供了更多的檢索入口，除了按主題詞、檔號、文件題名、年度等檢索之外，還提供了按成文日期、保管期限、責(zé)任者等檢索途徑。

12 說明文檔一體化系統(tǒng)中系統(tǒng)約定的目的與內(nèi)容？185

答：目的：由于文檔一體化系統(tǒng)所涉及的模塊很多，有時候采用的編程工具也不相同，這就需要在系統(tǒng)設(shè)計階段對用戶界面、全局通用操作和變量命名等對象進(jìn)行約定，以統(tǒng)一的風(fēng)格展示給最終用戶。

內(nèi)容：通用界面設(shè)計、通用操作設(shè)計、代碼設(shè)計。

13 試述文檔一體化系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計？186、表187

答：1）在文檔一體化系統(tǒng)中涉及多個數(shù)據(jù)表，由于數(shù)據(jù)復(fù)雜，種類繁多，適宜采用多庫管理模式。檔案數(shù)據(jù)庫涵蓋了在歸檔子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)中主要的數(shù)據(jù)關(guān)系，它一般都是按照關(guān)系數(shù)據(jù)庫理論來進(jìn)行設(shè)計的。

檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計包括各種數(shù)據(jù)表、表內(nèi)字段、表間關(guān)系等的設(shè)計。

2）由于各個文檔一體化系統(tǒng)所對應(yīng)的實(shí)際情況不同，其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也不盡一致，具體到數(shù)據(jù)表的設(shè)置和表結(jié)構(gòu)都有不同之處。確定建立哪些表以及包含哪些字段是一項(xiàng)很重要的工作，在實(shí)際設(shè)計過程中，往往需要幾次反復(fù)的過程來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

14 繪制歸檔子系統(tǒng)模塊圖。182圖

15 根據(jù)所在單位的實(shí)際情況繪制檔案管理子系統(tǒng)的模塊圖。184圖

16 以圖示說明檔案管理子系統(tǒng)中借閱模塊的流程。190圖