企業(yè)檔案管理聽課筆記（2）

  第一章企業(yè)檔案

第一節(jié)企業(yè)檔案的概念

1.與企檔相對(duì)應(yīng)的檔案門類或與企業(yè)檔案概念同屬于一個(gè)分類體系的檔案包括：

1）國(guó)家機(jī)關(guān)檔案

2）黨派團(tuán)體…

3）事業(yè)單位…

4）軍隊(duì)…

5）名人…

名：企業(yè)檔案：在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄。

2.企業(yè)檔案概念的涵義？

答：把握4要點(diǎn)：

1）企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。

①企檔的形成范圍是具體的，即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成的。

②企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜的，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。

③企檔是企業(yè)活動(dòng)的一種歷史記錄，這說明企檔所反映的事物或活動(dòng)已經(jīng)完成或千一段落。

2）企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的直接記錄。

企檔是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，還是事后回憶或事后編寫的。這是企檔區(qū)別于圖書、報(bào)刊等其他企業(yè)文獻(xiàn)形式的重要特點(diǎn)，也是企檔之所以具有憑證、依據(jù)等法律證據(jù)作用的關(guān)鍵所在。

3）企業(yè)檔案是保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)活動(dòng)的記錄。

轉(zhuǎn)化3條件：

①具有保存價(jià)值的最基本的轉(zhuǎn)化前提條件；

②履行歸檔手續(xù)；

③相對(duì)集中地管理。

4）企業(yè)是各種文獻(xiàn)載體形式的記錄。

企檔不是某一種具體的企業(yè)活動(dòng)記錄形式的專稱，而是對(duì)記載企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的各種文獻(xiàn)載體形式的泛指，是一個(gè)總和性概念。

選：轉(zhuǎn)化成檔案的3條件：

1）具有保存價(jià)值是最基本的轉(zhuǎn)化前提條件；

2）履行歸檔手續(xù)；

3）相對(duì)集中地管理。

第二節(jié)企業(yè)檔案的種類及其特點(diǎn)

選：人們往往將現(xiàn)代企業(yè)劃分為：

1）制造業(yè)企業(yè)；

2）農(nóng)業(yè)企業(yè)；

3）流通企業(yè)；

4）金融…

5）建筑安裝…

6）交通運(yùn)輸…

7）郵電通訊…

名：制造業(yè)企檔：在以機(jī)器體系作為勞動(dòng)手段，采掘自然物質(zhì)資源和對(duì)工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進(jìn)行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

1.論：制造業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)？

制造業(yè)企業(yè)檔案是指在以機(jī)器體系作為勞動(dòng)手段，采掘自然物質(zhì)資源和對(duì)工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進(jìn)行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

其檔案的特點(diǎn)由企業(yè)的特點(diǎn)決定：

1）由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模地采用機(jī)器或機(jī)器體系進(jìn)行各種產(chǎn)品的生產(chǎn)，因此，在制造業(yè)企業(yè)檔案中，科技檔案的數(shù)量和作用占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。

2）由于勞動(dòng)分工愈來(lái)愈精細(xì)，協(xié)作關(guān)系也愈來(lái)愈復(fù)雜和嚴(yán)密，因此，原本用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系、明確各種職責(zé)的企業(yè)文件幾乎絕大部分都必須轉(zhuǎn)化成具有法律意義的企業(yè)檔案，其對(duì)于維系企業(yè)的正常運(yùn)行和保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益具有重要作用。

3）隨著生產(chǎn)社會(huì)化程度的不斷提高，制造業(yè)企業(yè)與外部有著廣泛和密切的聯(lián)系，從而使制造業(yè)企業(yè)檔案的成分更加復(fù)雜，企業(yè)檔案的形成呈網(wǎng)狀特點(diǎn)。

①大部分制造業(yè)企業(yè)既是新技術(shù)成果和新管理經(jīng)驗(yàn)的創(chuàng)造者，又是這些新成果、新經(jīng)驗(yàn)的最早使用者。因此，制造業(yè)企業(yè)檔案具有典型意義，作用范圍常常超出其形成的范圍。

選：農(nóng)業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1）分散性

2）綜合性

3）情報(bào)性

名：流通企檔：在從事商品交換和勞務(wù)、信息服務(wù)等企業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。

2.簡(jiǎn)：商業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)？

商業(yè)企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)有3個(gè)：

1）經(jīng)營(yíng)管理性檔案是商業(yè)企業(yè)檔案的主體。

2）絕大部分商業(yè)企業(yè)都擁有一定規(guī)模的基建檔案和設(shè)備檔案。

3）在商業(yè)企業(yè)檔案的形成和管理中，時(shí)間性特征和項(xiàng)目性特征并存。

名：服務(wù)企業(yè)檔案：在利用一定的設(shè)施、工具、信息資源等為社會(huì)生產(chǎn)和生活提供勞務(wù)、信息服務(wù)的企業(yè)中形成的檔案。

名：金融企業(yè)檔案：在專門經(jīng)營(yíng)貨幣和信用業(yè)務(wù)的企業(yè)中所形成的檔案。

3.金融企業(yè)檔案的3特點(diǎn)：

1）檔案內(nèi)容相對(duì)單一

2）檔案作用具有多功能性

3）檔案價(jià)值的特殊性

名：交通運(yùn)輸企業(yè)檔案：在利用運(yùn)輸工具從事運(yùn)輸生產(chǎn)或直接為運(yùn)輸生產(chǎn)服務(wù)的企業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。

4.簡(jiǎn)：交通運(yùn)輸企業(yè)檔案的特點(diǎn)？

交通運(yùn)輸企業(yè)檔案的3特點(diǎn)：

1）檔案形成面廣。

2）基建與設(shè)備檔案的數(shù)量較大。

3）檔案的作用具有雙向性。

名：郵電通訊企業(yè)：通過郵政和電信，傳遞信息、辦理通信業(yè)務(wù)的企業(yè)，包括各級(jí)郵電總公司、郵電公司、電信公司、微波總站、線路總站、郵電總站、無(wú)線電話公司等。郵電通訊企業(yè)檔案指在這些企業(yè)的活動(dòng)中形成的檔案。

5.簡(jiǎn)：郵電通訊企業(yè)檔案的特點(diǎn)？

郵電通訊企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)有為：

1）文件的日生產(chǎn)量較大，但絕大部分的保存價(jià)值卻較小

2）設(shè)備檔案內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散

3）相當(dāng)一部分檔案是由多個(gè)企業(yè)共同形成的

4）檔案的作用具有雙向性，如發(fā)、收?qǐng)?bào)。

6.簡(jiǎn)：建筑安裝企業(yè)檔案的特點(diǎn)：

建筑安裝企業(yè)的活動(dòng)有4個(gè)特點(diǎn)：

1）生產(chǎn)的流動(dòng)性；

2）生產(chǎn)對(duì)象的單件性；

3）生產(chǎn)周期的長(zhǎng)期性；

4）企業(yè)行為的法律制約性。

其檔案具有相應(yīng)的特點(diǎn)：

1）生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案的形成時(shí)間較為分散；

2）檔案以工程項(xiàng)目成套；

3）最終的生產(chǎn)成果檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案，成果檔案具有雙重性；

4）由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長(zhǎng)，合同類檔案一般都具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存價(jià)值。

7.論：企業(yè)檔案的共性及其意義？

由于行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)活動(dòng)性質(zhì)的不同，決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性，其特殊性對(duì)于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。

一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)劃分為五個(gè)基本類：

管理類、

業(yè)務(wù)類、

財(cái)務(wù)類、

人事類、

用戶類。

1）管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容；

2）業(yè)務(wù)類一般視具體情況而定：

①生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等

②非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，主要

檔案為經(jīng)營(yíng)管理性檔案3）財(cái)會(huì)類和人事類檔案則在各類企業(yè)中都有形成

4）用戶類檔案是由企業(yè)的服務(wù)性質(zhì)決定產(chǎn)生的，也普遍存在于各種企業(yè)之中。

以上企業(yè)檔案的共性，為研究企業(yè)檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業(yè)之間既要針對(duì)自身的檔案特點(diǎn)開展管理工作，又要善于吸取其他企業(yè)檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好方法，開展不同企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)交流，同時(shí)也為國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)依法對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確定管理的深度和廣度提供必要的依據(jù)來(lái)源。

第三節(jié)企業(yè)檔案的功能及其運(yùn)動(dòng)規(guī)律

1.企業(yè)檔案的4個(gè)功能：

1）記錄企業(yè)歷史

2）著錄企業(yè)資產(chǎn)

3）維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

4）保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益

2.論：企業(yè)檔案著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能？

企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計(jì)量，能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟(jì)資源，包括有形實(shí)物資產(chǎn)和無(wú)形知識(shí)、權(quán)利資產(chǎn)等兩大類。

企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)之間存在著一個(gè)基本的關(guān)系，即所有的企業(yè)資產(chǎn)都能夠也必須著錄在企業(yè)檔案之中，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估的必要媒介。其評(píng)估則只有通過核查企業(yè)檔案的相關(guān)記錄才能得以確認(rèn)。企業(yè)檔案這種著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能是其他任何企業(yè)資源所不能替代的。

企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是通過人流、物流和信息流這三種要素的動(dòng)態(tài)組合來(lái)維系的。

按照信息理論的說法，企業(yè)和各項(xiàng)活動(dòng)是信源，企業(yè)的進(jìn)一步活動(dòng)是信宿，企業(yè)檔案的保存，實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)信息傳遞的延遲。

3.企業(yè)檔案功能的運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律主要為：

1）企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

2）企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

3）企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

企檔功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企檔來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

1）企檔的功能由企業(yè)內(nèi)部向企業(yè)外部擴(kuò)展?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)是獨(dú)立的法人實(shí)體，企業(yè)檔案被視為是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，企業(yè)檔案各項(xiàng)功能的發(fā)揮首先著眼于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展史，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案記錄歷史功能的最大范圍擴(kuò)展。

2）企檔的功能的單一性向多元性擴(kuò)展。著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和保護(hù)企業(yè)的僉權(quán)益等其他企業(yè)檔案功能則是由這個(gè)基本功能擴(kuò)展出來(lái)的。一方面企業(yè)檔案的功能可隨著企業(yè)活動(dòng)對(duì)檔案不同需求的出現(xiàn)和企業(yè)對(duì)檔案作用認(rèn)識(shí)的不斷深化而擴(kuò)展；另一方面，同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

企檔及時(shí)有效地滿足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)性需求即為企檔功能的時(shí)效性。它的時(shí)效性也表明某些企檔特定的時(shí)間范圍內(nèi)由于保存著與企業(yè)現(xiàn)實(shí)利益相關(guān)的內(nèi)容而具有機(jī)密性。從企檔的生命周期來(lái)看，企檔功能的時(shí)效性隨著時(shí)間的推移呈遞減運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

權(quán)變理論是現(xiàn)代管理學(xué)的一個(gè)基本理論，它指在管理活動(dòng)中不存在一個(gè)適用于各種情況的固定模式，即任何管理模式均需要視具體情況而定。權(quán)變理論的動(dòng)態(tài)性內(nèi)涵恰好可以用來(lái)詮釋企檔功能發(fā)揮的不確定性。企檔及其管理工作水平是影響企檔功能改變的內(nèi)在權(quán)變因素，其他則為外在權(quán)變因素。內(nèi)在權(quán)變因素則決定著企檔功能的能否發(fā)揮和怎樣發(fā)揮。

企業(yè)檔案功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在說明了企業(yè)檔案功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企業(yè)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。