企業(yè)檔案管理聽課筆記（3）

  第二章企業(yè)檔案工作

第一節(jié)企業(yè)檔案工作的內容與任務

選：企業(yè)檔案業(yè)務管理工作帶有業(yè)務性、微觀性的特點。

簡：企業(yè)檔案業(yè)務管理工作的內容？

企業(yè)檔案業(yè)務管理工作帶有業(yè)務性、微觀性的特點。主要內容有7項：

1、對企業(yè)文件工作的協(xié)助、監(jiān)督與指導。

2、企業(yè)檔案的整理。

3、企業(yè)檔案的鑒定。

4、企業(yè)檔案的檢索。

5、企業(yè)檔案的編研。

6、企業(yè)檔案的提供服務。

7、企業(yè)檔案的統(tǒng)計。

選：企業(yè)檔案行政管理工作帶有政策性、綜合性的特點。

選：企業(yè)行政管理的工作內容主要包括5項：

1、統(tǒng)籌規(guī)劃；

2、組織協(xié)調；

3、統(tǒng)一制度；

4、實施監(jiān)督；

5、業(yè)務指導。

簡：企業(yè)檔案工作的基本任務

認真貫徹《檔案法》和有關企業(yè)檔案工作的政策、法規(guī)和標準，科學地管理企業(yè)檔案，積極地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，及時、準確地提供企業(yè)檔案，為企業(yè)的現(xiàn)實工作和長遠發(fā)展服務，為黨和國家的各項工作服務。

簡：完成企業(yè)檔案工作基本任務的條件

1、建立、健全符合實際情況的行之有效的企業(yè)檔案工作管理體制；

2、設置相應的企業(yè)檔案機構；

3、建設企業(yè)檔案工作隊伍；

4、制定規(guī)章制度、標準與規(guī)范；

5、抓好各項業(yè)務建設工作；

6、配備必要的物質條件。完善的庫房、設備及裝具，提供比較充足的檔案工作經費。

選：完成企業(yè)檔案工作基本任務的5種手段：

1、行政手段；

2、法律手段；

3、經濟手段；

4、宣傳教育手段；

5、指導咨詢手段。

第二節(jié)企業(yè)檔案工作的性質的原則

選：企業(yè)檔案工作的性質是

1、管理性

2、服務性

3、保密性

簡：企業(yè)檔案工作的管理性：

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，具有管理性質。這種管理是現(xiàn)代意義上的或科學意義上的，不是簡單地指把企業(yè)的檔案保管起來。企業(yè)檔案工作主要屬于管理活動的范疇。

企業(yè)管理又是一個復雜的系統(tǒng)，可分2類：

1、職能性管理；

2、基礎性管理或企業(yè)管理基礎工作。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作之一。作為企業(yè)管理的一部分，企業(yè)檔案工作應充分地行使管理職能，直接參與到企業(yè)各項管理工作之中。

簡：企業(yè)檔案工作的服務性：

1、企業(yè)檔案工作從屬于和服務于企業(yè)的生產經營和各項管理工作，具有服務性質。其本質是為企業(yè)的各項工作提供信息保障的服務。

2、從發(fā)揮作用的方式看，企業(yè)檔案工作具有服務性?，F(xiàn)在企業(yè)檔案工作對知識成果和物質財富的創(chuàng)造往往帶有間接性的特征，這種創(chuàng)造是寓于服務之中的。

3、從企業(yè)管理系統(tǒng)的結構看，企業(yè)檔案工作具有服務性，使現(xiàn)在企業(yè)檔案工作所參與的管理往往帶有基礎性、條件性的特征，這種管理是寓于服務之中的。

4、服務性揭示和體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的基本方向和根本目的。

簡：企業(yè)檔案工作的保密性：

企業(yè)檔案工作承擔著嚴守企業(yè)秘密和國家機密的重要職責，具有保密性。企業(yè)檔案的內容在不同程度上涉及的秘密事項比較復雜。對企業(yè)檔案進行保密，既是為了維護國家的尊嚴和利益，也是為了保障企業(yè)自身的經濟利益和合法權益。

在企業(yè)檔案工作中，要始終注意正確處理保密性與利用目的的辯證關系。

簡：企業(yè)檔案工作的基本原則

企業(yè)檔案工作基本原則的內容有3：

1、統(tǒng)一領導，分級管理。

2、維護企業(yè)檔案的完整與安全。

3、便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。

簡：分析企業(yè)檔案工作基本原則的內在關系

1、統(tǒng)一領導、分級管理是企業(yè)檔案工作的組織原則，它決定了企業(yè)檔案工作的具體組織管理形式。

2、維護企業(yè)檔案的完整與安全是企業(yè)檔案工作的基本要求，它反映了企業(yè)檔案管理的質量標準。

3、便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用是企業(yè)檔案工作的根本目標，它體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的服務性質。

企業(yè)檔案工作基本原則的內容，貫穿著一個核心——集中統(tǒng)一管理的思想。具有指導意義，維護檔案的完整與安全是該原則的基礎，它決定著檔案有效利用的狀況，實現(xiàn)檔案有效利用是該原則的最終體現(xiàn)形式，是該原則內容的集中體現(xiàn)。

第三節(jié)企業(yè)檔案工作管理體制

名：企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制：國家對企業(yè)檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家企業(yè)檔案事務的行政機構的設置、職能分工、運行方式等方面的內容。它是整個國家行政體制的一個必要組成部分。

企業(yè)檔案工作的微觀管理體制：企業(yè)對其本身的檔案工作進行管理的內部體制，包括企業(yè)檔案工作的領導關系、企業(yè)檔案工作機構的設置及其職責、企業(yè)檔案工作人員的配備等方面的內容。

論：企業(yè)在檔案工作建設和發(fā)展的職責？

企業(yè)在檔案建設和發(fā)展負有以下職責：

1、把企業(yè)檔案工作列入本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃之中，統(tǒng)一組織制定本企業(yè)的檔案工作發(fā)展規(guī)劃和計劃。

2、根據本企業(yè)發(fā)展的需要設置適宜的企業(yè)檔案工作機構，建立、健全本企業(yè)內部的檔案工作網絡，配備精干高效、結構合理的企業(yè)檔案工作隊伍。

3、確定分管本企業(yè)檔案工作的企業(yè)負責人，并明確其職責；

4、大力推進企業(yè)檔案工作的制度化、規(guī)范化，認真組織對本企業(yè)檔案工作的基本規(guī)章制度的審查和批準。

5、為本企業(yè)檔案工作的正常運轉提供物質基礎，保證企業(yè)檔案工作所必需的經費和庫房、設備等基本條件。

選：我國企業(yè)檔案綜合管理的思想是85年提出來的。

簡：企業(yè)檔案綜合管理的涵義

企業(yè)檔案綜合管理，從總體上講，是指按照企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理原則，將一個企業(yè)形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設立的綜合檔案工作機構進行統(tǒng)一的歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。

具體包括以下3個方面的涵義：

1）在企業(yè)內部企業(yè)檔案工作要實行歸口管理，由專門設立的綜合性的檔案工作機構來對本企業(yè)的檔案工作進行整體控制。

2）在本企業(yè)的檔案工作中要統(tǒng)一制定規(guī)章制度。

3）在企業(yè)檔案工作中，要牢固樹立整體觀念，把各種門類、各種形式的檔案作為一個有機整體來看待和管理，在利用工作中要強調企業(yè)檔案信息資源的全面開發(fā)和綜合利用，發(fā)揮企業(yè)檔案整體的功能和作用。

簡：企業(yè)檔案綜合管理的實質

企業(yè)檔案綜合管理的實質就是：應用系統(tǒng)論的綜合方法，揭示企業(yè)各種門類、各種形式的檔案材料的共同屬性和內在聯(lián)系，從而在企業(yè)檔案工作中建立起全方位收集、統(tǒng)一分類整理和系統(tǒng)開發(fā)利用的工作方法與工作體系。

簡：企業(yè)檔案綜合管理的優(yōu)越性：

1、實行企業(yè)檔案綜合管理，有利于企業(yè)檔案工作機構的穩(wěn)定。

2、有利于企業(yè)檔案工作職能的發(fā)揮。

3、有利于企業(yè)檔案工作所需人力、物力和財力的保障。

4、有利于企業(yè)檔案工作業(yè)務的開展。

第四節(jié)企業(yè)檔案工作機構與企業(yè)檔案工作者

簡：企業(yè)檔案工作機構的職責：

1、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度；

2、負責統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案和檔案工作；

3、對本企業(yè)下屬二級單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

4、對本企業(yè)各業(yè)務職能部門文件材料的形成、積累和整理歸檔工作進行指導。

簡：企業(yè)檔案工作機構的設置原則

1.企業(yè)自身依法設立、自主決定的原則。

2.與企業(yè)和企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀與發(fā)展相適應的原則。

3.保證企業(yè)檔案完整、安全和有效利用的原則。

4.節(jié)約檔案管理成本的原則。

選：綜合型企業(yè)檔案工作機構可分：

1、檔案處；

2、檔案科；

3、檔案館；

4、檔案室；

5、檔案資料信息中心。

選：一個企業(yè)一般只需要采用其中的一種具體類型。

選：負責管理企業(yè)產品、基建、設備等方面檔案的“科技檔案室”，屬于企業(yè)檔案工作機構類型中的分立型企業(yè)檔案工作機構

選：我國最早的企業(yè)檔案館是在60年代初成立的。

簡：建設企業(yè)檔案館的必要性：

1、對企業(yè)的生產經營和長遠發(fā)展比較有利。

2、給企業(yè)檔案找到了最適當?shù)臍w宿。

3、可以解決企業(yè)下屬二級單位檔案的集中管理問題。

簡：企業(yè)檔案館的涵義性質：

企業(yè)檔案館是收藏和管理本企業(yè)的檔案，并主要為本企業(yè)服務的檔案館。企業(yè)檔案館是檔案館的一種類型，具有檔案館的一般屬性；企業(yè)檔案館在保管范圍上與綜合檔案館、專業(yè)檔案館有所不同，收藏和管理的是本企業(yè)的檔案；企業(yè)檔案館在服務的方向和范圍上主要是面向企業(yè)內部，同時又要在一定程度上向社會開放。

企業(yè)檔案館是保存企業(yè)檔案的基地，是集中管理企業(yè)各類檔案的業(yè)務機構，是企業(yè)檔案信息存貯和開發(fā)利用的中心。

簡：企業(yè)檔案館的特點：

特點表現(xiàn)為館、室、處三位一體，一個機構，多種職能：

1、集中管理企業(yè)檔案史料和開放與服務的職能，即檔案館的職能；

2、參與企業(yè)文件工作的管理，即檔案室的職能。

簡：企業(yè)檔案館的設置模式

企業(yè)檔案館的設置模式，主要涉及兩個問題，一是館級設置模式；二是內部機構設置模式。

1、館級設置：關系到企業(yè)檔案部門職能、作用的行使和發(fā)揮，關系到企業(yè)檔案館的地位，其核心問題是如何體現(xiàn)企業(yè)檔案工作機構的行政管理職能，目前，在館級設置上大體有三種模式：

1）館、處合一：一套機構，兩塊牌子。

2）有館無處：一套機構，兩種職能。

3）處下設館：把檔案館作為檔案處下的科級單位，與檔案處的其他科室平級。

2、企業(yè)檔案館的內部機構設置

關系到企業(yè)檔案工作自身的運行方式和對外的聯(lián)系方式，關系到對企業(yè)檔案工作者業(yè)務素質的不同要求。主要有三種模式：

1）縱向制，即分別針對不同的檔案大類，按照檔案工作業(yè)務環(huán)節(jié)的縱向關系來設置內部機構。

2）橫向制，即針對全部館藏，按照檔案工作業(yè)務環(huán)節(jié)的橫向關系來設置內部機構。

3）縱向與橫向結合制。即根據本企業(yè)的具體情況和某些業(yè)務環(huán)節(jié)的特殊要求，把縱向制和橫向制結合起來設置內部機構。

簡：企業(yè)檔案館的建立條件？

1、規(guī)模為國家統(tǒng)一標準確定的大型以上的企業(yè)和企業(yè)集團要設館。

2、企業(yè)內部職能部門較多（15個以上），下屬單位較多（10個以上）應設館。

3、企業(yè)本身的歷史較長（建立25年以上），形成的檔案資料數(shù)量在3萬卷、冊以上（或排架長度600米以上）的企業(yè)。

根據有關規(guī)定，一個企業(yè)只要符合上述建館條件中的任何一條，即允許建館。

簡：企業(yè)檔案館的申報登記

原則上按企業(yè)的隸屬關系進行。國家計劃單列企業(yè)、國家企業(yè)集團向國家檔案局申報核準；部屬企業(yè)向國務院專業(yè)主管部門申報登記后，報國家檔案局核準；地方企業(yè)向所在省級檔案局申報登記后，報國家檔案局核準。

企業(yè)檔案館合并或更名時，應按程序重新申報登記。

簡：企業(yè)檔案工作隊伍建設的主要內容

1、企業(yè)檔案工作者群體結構的合理配備；

2、選好企業(yè)檔案工作機構的負責人；

3、保持企業(yè)檔案工作隊伍的相對穩(wěn)定；

4、加強對企業(yè)檔案工作者的繼續(xù)教育。