企業(yè)檔案管理聽課筆記（7）

  第八章企業(yè)檔案利用服務(wù)

1.簡(jiǎn)答企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容？

答：企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容主要是：熟悉本企業(yè)檔案資源的內(nèi)容成分，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)及業(yè)務(wù)流程，掌握用戶對(duì)企業(yè)檔案信息的需求，通過(guò)檔案咨詢和接待等項(xiàng)服務(wù)工作，把經(jīng)篩選鑒別、加工整序、編目匯纂出來(lái)的檔案信息提供給企業(yè)人員，滿足其利用需要。

2.企業(yè)檔案利用服務(wù)的要求？（也多選）

答：（1）主動(dòng)服務(wù)

（1）有針對(duì)性地服務(wù)

（2）多元化服務(wù)

（3）及時(shí)服務(wù)

（4）社會(huì)化服務(wù)

（5）保證企業(yè)檔案信息的安全

3.企業(yè)檔案信息的安全，提供利用服務(wù)時(shí)，對(duì)下面兩個(gè)因素，須采取分別對(duì)待原則，進(jìn)行嚴(yán)格的控制：（也多選）☆

（1）企業(yè)檔案信息內(nèi)容（2）企業(yè)檔案用戶

4.對(duì)于有機(jī)密性的企業(yè)檔案的提供利用，應(yīng)對(duì)用戶的利用權(quán)限予以控制，主要措施是：

A內(nèi)外有別

B上下有別

5.企業(yè)檔案價(jià)值是由企業(yè)檔案自身和企業(yè)檔案用戶兩方面的因素決定的。（A）

A企業(yè)檔案形成時(shí)間

B企業(yè)檔案用戶

C典型性

D企業(yè)檔案管理

6.企業(yè)檔案用戶需求，決定著企業(yè)檔案開發(fā)利用的活動(dòng)規(guī)律。（C）

A整理工作

B收集工作

C開發(fā)利用

D鑒定工作

7.企業(yè)檔案工作者在熟悉館（室）藏的基礎(chǔ)上，還應(yīng)了解企業(yè)檔案用戶的需求特點(diǎn)，以便提高服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。

8.從利用行為發(fā)生與否看，企業(yè)檔案用戶分為潛在用戶和現(xiàn)實(shí)用戶。

9.從用戶的范圍看，企業(yè)檔案用戶分為內(nèi)部用戶和外部用戶兩種。

10.從利用頻率看，企業(yè)檔案用戶分為基本用戶和隨機(jī)用戶。

11.從用戶的職能看，企業(yè)檔案用戶分為計(jì)劃決策人員、基層管理人員、科研人員、工程技術(shù)人員等。

12.簡(jiǎn)：企業(yè)檔案用戶調(diào)研工作的特點(diǎn)？☆

答：用戶調(diào)研工作的特點(diǎn)，一方面，其研究范圍相對(duì)固定，對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，主要的檔案用戶是企業(yè)內(nèi)部成員，且需求相對(duì)穩(wěn)定；另一方面，與用戶溝通更為方便。

13.在熟悉庫(kù)藏的基礎(chǔ)上，還要了解用戶需求特點(diǎn)，以便提高（ACE）性。

A主動(dòng)性

B嚴(yán)肅性

C針對(duì)性

D多功能性

E及時(shí)性

14.簡(jiǎn)答企業(yè)檔案需求的層次？

答：對(duì)企業(yè)檔案及其利用服務(wù)的需求包括顯在需求和潛在需求兩個(gè)層次。其中，顯在需求在情報(bào)界中被稱為“情報(bào)要求”，即需求者能明確表述其內(nèi)容的需求；而潛在需求就是指用戶尚未認(rèn)識(shí)到的檔案需求。

15.試分析影響企業(yè)檔案用戶需求的主要因素？（——為多選）

答：（1）企業(yè)活動(dòng)的因素。檔案利用需求，是用戶在企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的。企業(yè)活動(dòng)的性質(zhì)決定檔案需求的具體內(nèi)容，包括所需檔案信息的內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)時(shí)間等。

（2）用戶工作職能的因素。同一活動(dòng)過(guò)程中，企業(yè)工作人員的分工不同，即職能不同，檔案需求的具體內(nèi)容和程度也不相同。

（3）企業(yè)檔案工作的因素，即企業(yè)檔案部門及其工作人員的服務(wù)能力。

（4）用戶個(gè)人的因素。用戶的檔案意識(shí)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、工作經(jīng)驗(yàn)等，都在一定程度上影響著檔案需求的產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)；同時(shí)用戶的特長(zhǎng)、興趣愛好也會(huì)對(duì)檔案需求產(chǎn)生影響。

（5）社會(huì)因素。社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等領(lǐng)域的巨大變化，往往會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生影響，對(duì)信息交流的方式產(chǎn)生影響，從而影響到企業(yè)檔案需求的產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)。

16.從宏觀角度分析企業(yè)檔案用戶需求規(guī)律？

答：（1）從宏觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)以及黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策提出的。

其一般特點(diǎn)概括如下：

（1）現(xiàn)代企業(yè)，要求獲取綜合性檔案信息。

（2）參與科技成果的有償轉(zhuǎn)讓成為現(xiàn)代企業(yè)檔案利用的一個(gè)新需求。

（3）國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案信息的交流是現(xiàn)代企業(yè)檔案利用需求的新特點(diǎn)。

（4）企業(yè)紛紛由“資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)”向“資本經(jīng)營(yíng)”模式轉(zhuǎn)變，開展有關(guān)的金融業(yè)務(wù)，包括證券、債券、投資等，使財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案成為新的利用熱點(diǎn)。

（5）隨著世界對(duì)環(huán)保問(wèn)題的關(guān)注，企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)須符合環(huán)境保護(hù)的要求，相應(yīng)地，環(huán)保內(nèi)容的檔案也會(huì)成為企業(yè)檔案利用的一個(gè)重點(diǎn)。

17.試從微觀的角度分析企業(yè)檔案用戶需求的規(guī)律？

答：從微觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)企業(yè)的工作計(jì)劃、任務(wù)提出的。

（1）企業(yè)工作計(jì)劃、任務(wù)是檔案需求發(fā)生的直接原因。利用檔案的根本動(dòng)因在于企業(yè)工作活動(dòng)的需要。企業(yè)檔案中蘊(yùn)涵的信息內(nèi)容與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合，轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造一定的社會(huì)效益。企業(yè)工作計(jì)劃、任務(wù)，表現(xiàn)為兩個(gè)層次的內(nèi)容：其一，不同工作活動(dòng)的任務(wù)不同，檔案需求不同，其二，根據(jù)同一任務(wù)開展的企業(yè)活動(dòng)，在不同的階段，檔案利用需求也不同。

（2）企業(yè)的工作計(jì)劃決定檔案利用的時(shí)間要求。企業(yè)的工作計(jì)劃是完成工作任務(wù)的時(shí)間進(jìn)程表，因此用戶對(duì)企業(yè)檔案的利用需求，也具有較強(qiáng)的時(shí)間性。企業(yè)檔案部門及其工作人員應(yīng)針對(duì)有關(guān)工作計(jì)劃的要求，及時(shí)向用戶提供需要的信息材料。并據(jù)此制訂出相應(yīng)的利用工作計(jì)劃，使服務(wù)工作也按計(jì)劃進(jìn)行。

在各個(gè)時(shí)期，企業(yè)的工作計(jì)劃和任務(wù)是相對(duì)固定的，對(duì)檔案利用的范圍、目的都帶有相當(dāng)?shù)拿鞔_性。這就要求企業(yè)檔案部門及其工作人員深入研究本單位工作任務(wù)的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行具體的、有針對(duì)性的提供利用。

18.論：計(jì)劃決策人員檔案需求的特點(diǎn)？☆

答：企業(yè)中從事計(jì)劃決策的管理人員，其任務(wù)是做好調(diào)研計(jì)劃和論證決策，既包括對(duì)特定的某個(gè)專題、某項(xiàng)任務(wù)或某條措施等具體經(jīng)濟(jì)技術(shù)問(wèn)題的計(jì)劃決策，也包括對(duì)綜合性的、范圍較為廣泛的經(jīng)營(yíng)方向、方針和戰(zhàn)略、策略的計(jì)劃決策。

（1）從檔案信息的性質(zhì)和范圍來(lái)講，要求利用綜合性的、可靠的、涉及面比較廣泛的檔案材料。

（2）從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講，有兩方面的材料是所有計(jì)劃決策人員共同關(guān)注的：其一，政策性文件和分析論證材料；其二，歷史上處理類似問(wèn)題所形成的材料。

（3）在檔案信息的傳遞方向上，要求服務(wù)工作具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

（4）在利用時(shí)間上，有特殊的要求。計(jì)劃決策人員希望用較少時(shí)間了解到較多信息內(nèi)容。

（5）在利用方式上，計(jì)劃決策人員主動(dòng)上門服務(wù)。

19.論：基層管理者檔案需求的特點(diǎn)？

答：企業(yè)基層管理者主要從事具體的業(yè)務(wù)管理、事務(wù)工作。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的企業(yè)，其具體的基層管理工作存在著一定的差別，這種管理具有經(jīng)常性和重復(fù)性，有一定的規(guī)律。其檔案信息需求特點(diǎn)是：

（1）從檔案信息的性質(zhì)來(lái)講，往往需要具體、詳盡、實(shí)用性強(qiáng)的信息，能對(duì)具體工作給予幫助。

（2）從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講，往往需要關(guān)于管理對(duì)象的有關(guān)信息，范圍相對(duì)固定。

（3）從利用信息的范圍來(lái)講，主要利用企業(yè)內(nèi)部信息。

20.企業(yè)檔案利用服務(wù)的具體方式和方法有很多，根據(jù)收費(fèi)與否，可

分為有償服務(wù)和無(wú)償服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的作用方向，可分為主動(dòng)服務(wù)和被動(dòng)服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的目的，可分為普及性服務(wù)和專題性服務(wù)；根據(jù)供需雙方的比例關(guān)系，可分為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)式服務(wù)和點(diǎn)對(duì)面式服務(wù)。

21.在企業(yè)檔案利用工作中，對(duì)有些脆化易損和特別珍貴的檔案（B）使用

A禁止使用

B提供復(fù)制件

C提供原件

D開架使用

22.論：閱覽的功能特點(diǎn)？（看）

答：（1）能夠使用戶直接與檔案原件見面，保證利用的質(zhì)量。

（2）閱覽空間、時(shí)間固定，便于控制信息的輸出，保護(hù)檔案載體及信息的安全；同時(shí)，在某種程度上，用戶長(zhǎng)時(shí)間利用檔案受到限制。

（3）閱覽手續(xù)簡(jiǎn)單，一方面，節(jié)約了用戶的利用時(shí)間；另一方面，節(jié)約其他利用方式須消耗的人力、物力和財(cái)力，如不需要復(fù)制、專門借閱登記等。

（4）閱覽的環(huán)境良好，可以提供一些必要的閱覽設(shè)備和參考資料、工具書等，方便利用；特別是可以得到企業(yè)檔案工作者的咨詢服務(wù)，提高利用的效率。

23.簡(jiǎn)：對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時(shí)要注意的事項(xiàng)？

答：對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時(shí)要注意兩點(diǎn)：

1）在同一時(shí)間內(nèi)，對(duì)同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當(dāng)控制，不宜過(guò)多；

2）不向用戶出借與其職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的企業(yè)檔案。

24.在開展企業(yè)檔案出借服務(wù)時(shí)，會(huì)計(jì)檔案一般（C）出借。

A可以對(duì)外

B開架

C不對(duì)外

D閉架

25.論：出借服務(wù)的功能特點(diǎn)？（看）

答：（1）能夠使用戶將檔案材料帶在身邊，隨時(shí)查閱，增加了利用的靈活性。

（2）有利于用戶深入研究檔案材料的內(nèi)容，更大地發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值。

（3）出借和歸還企業(yè)檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計(jì)利用情況和反饋利用效果。若借出檔案有損壞、泄密情況，有利于調(diào)查責(zé)任者。

（4）相對(duì)閱覽而言，在檔案信息安全性方面，控制的難度有所增加。

26.論：復(fù)制供應(yīng)的功能特點(diǎn)？（看）

答：（1）準(zhǔn)確性高，能使用戶利用到與原件相同的檔案材料。

（2）有效地保護(hù)檔案原件的安全，信息安全的保護(hù)能力相對(duì)較弱。

（3）允許多用戶同一時(shí)間內(nèi)共享同一份檔案，提供利用的效率。

（4）能為企業(yè)復(fù)用已有的科技成果創(chuàng)造條件，從而節(jié)約企業(yè)資源的再投入。

（5）是企業(yè)科技成果進(jìn)入市場(chǎng)的必要條件。

27.論：企業(yè)檔案的技術(shù)市場(chǎng)交流？☆

答：企業(yè)檔案技術(shù)市場(chǎng)交流與復(fù)制供應(yīng)密切相關(guān)的一種提供利用服務(wù)的方式。所謂技術(shù)市場(chǎng)交流，是指企業(yè)檔案部門將企業(yè)的科技成果檔案制成復(fù)制品后，推向市場(chǎng)，參與技術(shù)貿(mào)易，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。這是企業(yè)檔案部門實(shí)行有償服務(wù)、搞活工作的一個(gè)契機(jī)。在為技術(shù)信息市場(chǎng)化服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)企業(yè)技術(shù)秘密。

技術(shù)市場(chǎng)交流的功能特點(diǎn)：

（1）有償性。外單位購(gòu)買科技信息時(shí)須交付一定的償金，這些經(jīng)濟(jì)收益中也有檔案部門的功勞。

（2）對(duì)時(shí)效性的要求高。由于技術(shù)進(jìn)步的速度越來(lái)越快，科技成果只有及時(shí)進(jìn)入市場(chǎng)，才有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)讓。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極收集企業(yè)內(nèi)最新的科技成果材料，關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，在允許的條件下，將技術(shù)成果適時(shí)推向市場(chǎng)。

（3）利用的都是復(fù)制件，原件由企業(yè)檔案部門保管，不參加流通。

28.以下企業(yè)檔案的利用形式哪些屬于信息公布（ACDE）

A展覽、陳列

B閱覽

C公開印刷出版

D媒體報(bào)道

E目錄交流

29.論：信息公布的功能特點(diǎn)？☆

答：（1）信息公布服務(wù)的用戶范圍廣，擴(kuò)展至全社會(huì)，具有開放性，是宣傳功能最強(qiáng)的一種服務(wù)方式。

（2）公布的檔案信息包括一次、二次、三次信息，能充分發(fā)揮企業(yè)各類檔案信息的作用。其中，利用較多的是檔案的加工信息，較原生信息系統(tǒng)性、概括性更強(qiáng)，信息量也更大，并縮短利用時(shí)間。

（3）企業(yè)檔案部門采取信息公布方式，能根據(jù)企業(yè)計(jì)劃和任務(wù)的要求，以及用戶的需求規(guī)律和特點(diǎn)，選擇和調(diào)整具體的服務(wù)方法，因而具有主動(dòng)性、靈活性的特征。

（4）企業(yè)內(nèi)部檔案信息對(duì)外公布的同時(shí)，企業(yè)檔案部門收集外部的相關(guān)信息，因此具有重要的互利功能。

30.企業(yè)檔案咨詢服務(wù)的內(nèi)容包括（ACDE）

A有關(guān)具體項(xiàng)目的技術(shù)性問(wèn)題

B企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

C有關(guān)具體項(xiàng)目的細(xì)節(jié)問(wèn)題

D檔案存儲(chǔ)及檢索方面的問(wèn)題

E有關(guān)具體項(xiàng)目、活動(dòng)形成和利用檔案的情況

31.論：咨詢服務(wù)的功能特點(diǎn)？☆

答：（1）對(duì)企業(yè)檔案工作者的要求高，用戶提出的問(wèn)題是多角度、多層次的，咨詢員憑借自身的知識(shí)為利用者服務(wù)，因此要求其具有較高的素質(zhì)，至少須具備以下四個(gè)方面的素養(yǎng)：

1、熟知檔案專業(yè)知識(shí)；

2、了解有關(guān)企業(yè)科技、管理的知識(shí)；

3、具備良好的表達(dá)、交流能力，包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力；

4、熟悉國(guó)家、企業(yè)有關(guān)的政策、法律、法規(guī)，正確處理開發(fā)利用企業(yè)檔案和保護(hù)企業(yè)權(quán)益的關(guān)系。

（2）直接性。企業(yè)檔案用戶和咨詢員是面對(duì)面的交流，一問(wèn)一答，直接針對(duì)用戶疑問(wèn)進(jìn)行解答，縮短檢索時(shí)間，減少用戶單獨(dú)檢索的結(jié)果與實(shí)際需求之間的差異，并能在一定程度上避免用戶進(jìn)一步查找原件，提高利用率。

（3）交互性。咨詢服務(wù)過(guò)程中，用戶與檔案人員能夠圍繞某一問(wèn)題共同探討，是一個(gè)互相了解、互相影響的過(guò)程。通過(guò)探討，咨詢員能進(jìn)一步理解用戶的需求目標(biāo)和特點(diǎn)，并據(jù)此為用戶提供指導(dǎo)和幫助；用戶也能進(jìn)一步了解企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作。因此，交互性質(zhì)的咨詢服務(wù)能調(diào)動(dòng)服務(wù)雙方的積極性，既滿足用戶的利用需求，又?jǐn)U大企業(yè)檔案部門的影響。

32.論：制發(fā)檔案證明服務(wù)要求？☆

答：制發(fā)檔案證明服務(wù)，應(yīng)滿足以下幾點(diǎn)要求：

1.事先應(yīng)審核用戶的要求是否合理；

2.須根據(jù)企業(yè)檔案原件、副本或抄本編寫檔案證明，若沒有原件、副本、抄本，也可根據(jù)草稿、草案、草圖來(lái)編寫；

3.不應(yīng)列入其他材料；

4.應(yīng)注明有關(guān)材料的出處及編寫方法；

5.文字準(zhǔn)確、客觀、明了，不得根據(jù)主觀認(rèn)識(shí)，擅自解釋有關(guān)檔案內(nèi)容；

6.加蓋印章后方可使用。

33.企業(yè)檔案利用服務(wù)反饋信息包括（ACD）

A用戶的意見和建議

B檔案案卷的質(zhì)量

C利用效果

D用戶對(duì)企業(yè)檔案利用的需求及其發(fā)展趨勢(shì)

E檔案分類方案

34.反饋信息的收集方法，從收集手段的角度分，可分為口頭收集、書面收集、電話收集、網(wǎng)絡(luò)收集等等。從收集方式的角度分，可分為直接法、間接法。（看）

35.反饋信息普遍適用性的書面收集方法：（BCDE）

A電話收集

B利用情況登記制度

C調(diào)查問(wèn)卷方法

D用戶意見箱制度

E用戶座談會(huì)制度