2002年“電子文件”聽課筆記（2）

  40、電子文件歸檔范圍

確定電子文件的歸檔范圍時，應參照執(zhí)行國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》

41、雙套歸檔制下紙質文件的歸檔范圍

我國規(guī)定在電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質文件，這就是 雙套歸檔制 .

42、對于法律憑證問題還未解決的電子文件、有密級的電子文件、在技術環(huán)境變遷下難以維護真實性的電子文件等，則必須實行雙套歸檔制。

43、電子文件歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔

44、邏輯歸檔

在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

45、簡述采用邏輯歸檔的機構

一方面，檔案部門能夠掌握歸檔文件信息，歸檔文件的著錄信息及存儲地址應自動保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫中，以方便其他人員的查詢；另一方面，文件生成部門仍然可方便地使用該文件，但不能修改和刪除。

46、物理歸檔

把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

47、物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡傳輸方式歸檔和以介質傳遞方式歸檔兩種。

48、電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。

49、一般來講，邏輯歸檔盡可能實時進行，以免發(fā)生失控

50、電子文件歸檔工作的要求

（1） 前端控制 的思想在歸檔階段應得到充分體現(xiàn)

（2）電子文件歸檔中質量檢查與技術鑒定工作同步

51、簡述歸檔電子文件的質量要求

（1）齊全完整

（2）真實有效

指文本文件應是最后定稿

（3）格式規(guī)范

我國規(guī)定歸檔電子文件的格式應為工業(yè)標準。

（4）一式兩套

物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管。

（5）經(jīng)過整理

整理完畢后，還應填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》

52、移交雙方按照《歸檔電子文件登記表》清點歸檔材料，對歸檔文件進行全面的檢查驗收，在確認歸檔文件的技術狀況合格、相關材料齊全后，雙方在一式兩份的《歸檔電子文件登記表》、《歸檔電子文件移交檢驗表》、《電子檔案接收檢驗登記表》上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?br>
53、電子文件檢索的含義

廣義的檢索包括存儲和查找兩個相反方向的過程——存儲具有檢索意義；狹義的檢索僅指文件信息的查找過程。

54、表達檢索標識的用語不僅包括檢索語言，還包括一些自然語言。

55、簡述電子文件檢索的種類

（1）按計算機處理方式劃分

電子文件檢索可以分為脫機批處理檢索、聯(lián)機檢索兩種。

批處理檢索是將用戶的查找要求進行分批處理，對用戶提問不立即回答，而是集中起來，送入計算機統(tǒng)一處理。

聯(lián)機檢索是指用戶通過計算機終端，以人——機對話的方式直接對文件信息進行檢索、瀏覽、輸出。

（2）按計算機處理技術劃分，電子文件檢索可以劃分為布爾檢索、截詞檢索、加權檢索、原文檢索、超文本檢索等。

截詞檢索是模糊檢索的一種主要方式。按截斷的位置來分，截詞可分為前截斷、后截斷和前后截斷三種。 前截斷 也稱 后方一致 ，即檢索用詞與詞表或信息庫中存儲詞完全一致或后半段一致均為命中。

以上三種都是運用標引詞進行檢索的方法。

56、簡述電子文件檢索和檔案計算機檢索差異

主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）兩者的工作基礎不同

檔案計算機檢索的對象是機讀目錄；電子文件的檢索則是以電子文件目錄以及電子文件全文為檢索對象

（2）兩者的技術手段不同

檔案計算機檢索所運用的技術手段一般是采用單機形式；電子文件的檢索則采用復雜得多的網(wǎng)絡技術

（3）兩者的服務模式不同

檔案計算機輔助管理強調的仍然是檔案館（室）內部信息的加工，而不是利用。檔案計算機檢索采用的是以檔案館（室）為中心的服務模式，電子文件檢索采取的是一種完全以用戶為中心的服務模式。

57、簡述電子文件檢索與其他管理環(huán)節(jié)的關系

（1）部分收集工作的內容將轉由檢索系統(tǒng)的開發(fā)來承擔

這種由實際擁有向文件資源存取發(fā)展的趨勢是不可避免的。一定量的物理保存是相當必要的，尤其是對于社會記憶的積聚地——檔案館。

（2）檢索工作對整理工作提出新要求

文件和檔案的整理一般分為兩類：實體整理和信息整理。原來占很大比重的實體整理工作將弱化、簡化，信息整理則呈強化的發(fā)展趨勢。

（3）檢索工作同時包含著安全保護工作的內容

檢索連接文件系統(tǒng)輸入和輸出兩個接口，容易出現(xiàn)泄密、篡改、刪除等問題，一般宜結合技術與人工干預雙重手段，采取相應的安全保護措施。安全保護措施可分為兩類：第一類針對的是人員，第二類針對文件。

58、電子文件檢索系統(tǒng)目前可以利用的技術包括：

多媒體技術、觸摸屏技術、虛擬實在技術

59、檢索語言

是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的、表達文獻主題概念和檢索課題概念的人工語言。檢索語言由語匯和語法構成。

60、檔案文件的檢索語言主要包括分類檢索語言和主題檢索語言兩類。分類檢索語言以分類號作為文件的檢索標識，現(xiàn)有的分類語言詞典是《中國檔案分類法》。主題檢索語言以主題詞作為文件檢索標識，現(xiàn)有的主題語言詞典是《中國檔案主題詞表》

61、電子文件檢索語言呈現(xiàn)出一些新的特點和趨勢

（1）分類語言和主題語言向一體化方向發(fā)展

（2）自然語言和檢索語言綜合應用的方向發(fā)展

62、專家系統(tǒng)一般由知識庫、推理機制、解釋工具、知識獲取工具和人機接口組成。

63、說明電子文件檢索專家系統(tǒng)的功能

（1）幫助用戶表達自己真正的信息需求

（2）選擇主題詞

（3）改進檢索策略

64、著錄作用

體現(xiàn)在三個方面：

第一，當需要關于所需文件的信息時，便能獲得

第二，當需要關于所需文件中的信息時，便能獲得

第三，當需要文件原件時，便能獲得。

65、電子文件著錄

是指通過獲取、核對、分析、組織和記錄關于文件內容、結構、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準確描述電子文件的過程及成果。

66、電子文件著錄的特點

（1）全要素

文件三要素：內容、結構和背景

（2）全過程

（3）綜合性

這里的綜合性是指著錄手段的綜合性

（4）多級性

全宗、大類、屬類、小類、案卷直至單份文件著錄

67、文件級以及案卷級的著錄工作一般應由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔

68、著錄標準：《國際檔案著錄（通則）》[ISAD（G）（第2版）

69、電子文件著錄項目（P76-78頁）

遷移者、歸檔或銷毀時間、遷移前載體類型、遷移前盤帶號、機構史或傳記、保存史、軟硬件平臺項（包括：機器名稱及型號、網(wǎng)絡硬件環(huán)境[產品名稱及型號]、網(wǎng)絡系統(tǒng)名稱及版本、操作系統(tǒng)名稱及版本、應用軟件名稱及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類型、遷移前文件類型、文件簽署所用技術）、電子文件名、遷移前電子文件名、路徑名、遷移前路徑名、版權/限制復制

70、密級

是指文件的機密程度，劃分為公開級、國內級、內部級、秘密級、機密級、絕密級。