2002年“電子文件”聽課筆記（6）

  151、信息系統(tǒng)有（事務(wù)處理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)）

152、文件管理系統(tǒng)

是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)提供的一項(xiàng)重要功能，由軟件、被管理的文件以及為實(shí)施文件管理所需要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)共同組成

153、簡述操作系統(tǒng)中文件管理系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的差異？

（1）管理對象不同

文件管理系統(tǒng)是信息的管理程序，它管理所有存儲在計(jì)算機(jī)外存上的，以一定文件名組織在一起的數(shù)字信息。電子文件管理系統(tǒng)的對象則是在機(jī)構(gòu)或個(gè)人活動的開展、執(zhí)行和完成過程中產(chǎn)生或收到的，能夠成為該項(xiàng)活動的證據(jù)的信息。

（2）性質(zhì)不同

操作系統(tǒng)中的文件管理系統(tǒng)是系統(tǒng)程序，電子文件管理系統(tǒng)則是一種專門應(yīng)用程序，它建立在操作系統(tǒng)等計(jì)算機(jī)資源之上。

154、簡述檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的本質(zhì)區(qū)別

（1）管理對象的性質(zhì)不同

檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)主要管理經(jīng)過著錄標(biāo)引得到的二次文獻(xiàn)和經(jīng)過掃描得到的檔案材料的數(shù)字文本。而電子文件管理系統(tǒng)的管理對象則是以數(shù)字代碼形式存在的電子文件。

（2）管理階段不同

檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)關(guān)注文件的半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期。而電子文件管理系統(tǒng)則側(cè)重對于文件從產(chǎn)生到移交進(jìn)館之前的管理。

（3）主要功能不同

檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)主要功能是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和檢索、利用，技術(shù)基礎(chǔ)為數(shù)據(jù)庫。而電子文件管理系統(tǒng)的主要功能是：及時(shí)登錄文件的產(chǎn)生，監(jiān)控文件流程，以元數(shù)據(jù)方式記錄相關(guān)背景信息，自動或半自動地進(jìn)行文件鑒定和處置，健全的日志管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，必要時(shí)實(shí)施數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)載，具有數(shù)據(jù)災(zāi)難防護(hù)和恢復(fù)計(jì)劃，有效提供檢索利用，支持機(jī)構(gòu)正常業(yè)務(wù)活動，能夠出示機(jī)構(gòu)活動的證據(jù)

155、簡述電子文件管理系統(tǒng)的概念和特點(diǎn)

（1）電子文件管理系統(tǒng)

是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。

（2）電子文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

A、具有行政有效性和法律證據(jù)性

B、由文件內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成

C、是執(zhí)行業(yè)務(wù)活動的輔助系統(tǒng)

D、種類繁多

E、具有獨(dú)特的技術(shù)思路。

156、電子文件管理系統(tǒng)

是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。

157、電子文件形成的特點(diǎn)？？記點(diǎn)可能為X

（1）分散性

首先表現(xiàn)在電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息存儲和管理方式的分散上；還表現(xiàn)在同類型信息記錄和管理方式的不同上。

（2）差異性

差異性首先體現(xiàn)在電子文件生成平臺的差異上；還表現(xiàn)在不同部門和不同人員的文件管理風(fēng)格上。

（3）隨意性

（4）脆弱性

158、簡述電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)原則

（1）整體性

（2）全程性

電子文件管理系統(tǒng)必須對電子文件從產(chǎn)生到銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。首先表現(xiàn)在系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控上；還表現(xiàn)為對文件在整個(gè)生命周期過程中的處理活動的記錄。

（3）安全性

兼容各種軟件格式；提供有效的數(shù)據(jù)遷移功能；提供數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)的技術(shù)支持；提供嚴(yán)格的用戶角色定義、權(quán)限分配和口令審查；在文件閱讀上，對不同用戶提供不同的的使用權(quán)限；提供和Internet的防火墻功能；提供必要的防殺病毒和病毒實(shí)時(shí)檢測的功能。

（4）相關(guān)性

文件之間的相關(guān)性聯(lián)系表現(xiàn)在如下方面：？也是一道J

A、業(yè)務(wù)處理過程中文件之間的有機(jī)聯(lián)系

B、信息內(nèi)容之間的邏輯聯(lián)系

C、文件、數(shù)據(jù)之間彼此參考的關(guān)系

D、文件或數(shù)據(jù)之間彼此替代的關(guān)系。

（5）綜合性

圖書、情報(bào)和文件檔案的綜合利用成為機(jī)構(gòu)信息化進(jìn)程的重要環(huán)節(jié)。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該成為機(jī)構(gòu)各種信息資源綜合利用的中心，成為機(jī)構(gòu)信息處理的門戶。

（6）自動化

（7）后續(xù)性

電子文件管理系統(tǒng)的成功設(shè)計(jì)和實(shí)施將取決于前期系統(tǒng)分析和調(diào)研的質(zhì)量。

159、（元數(shù)據(jù)技術(shù)）是收集、管理信息的最好方法之一。

160、簡述電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式？

方式大致有以下幾種：

（1）嵌入式

以機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)信息系統(tǒng)為母體，將電子文件管理功能需求和所使用的技術(shù)措施嵌入其中

（2）聯(lián)合式

嵌入式適合小機(jī)構(gòu)，而大機(jī)構(gòu)必須使用聯(lián)合式。

（3）獨(dú)立式

161、簡述影響電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)成敗的因素

（1）系統(tǒng)開發(fā)的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)是否完善

在理論上可以從如下方面進(jìn)行研究：

A.以中國政治和法律制度為基礎(chǔ)，探討電子文件的社會屬性

B.建立對電子文件管理的充分認(rèn)識

C.制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

（2）系統(tǒng)目標(biāo)是否明確

電子文件管理系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)一般包括：？也是一道J

A.保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性

B.保證電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程高速，最大程度地支持機(jī)構(gòu)的職能活動

C.保證電子文件對機(jī)構(gòu)所從事的職能活動的完整、真實(shí)、可靠的記錄，并保證這些記錄的長期可讀性

D.保證機(jī)構(gòu)內(nèi)外在線文件檢索和利用的效率

E.保證系統(tǒng)中所存儲的信息的安全可靠性

F.保證系統(tǒng)的電子文件中所涉及的個(gè)人隱私受到保護(hù)

G.保證系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)均不與現(xiàn)有的國家和我國承認(rèn)和遵守的國際法中有關(guān)文件管理、信息等方面的法律規(guī)定相抵觸

H.遵守我國有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)

（3）項(xiàng)目規(guī)劃質(zhì)量的高低

（4）是否完整清晰地收集了系統(tǒng)用戶的功能需求

（5）對系統(tǒng)可能引起的變化是否有足夠的預(yù)見和應(yīng)對措施

（6）對效益原則的認(rèn)可和執(zhí)行程度

162、機(jī)構(gòu)宏觀環(huán)境的調(diào)查包括哪幾方面

（1）調(diào)查目的

（2）收集資料

（3）設(shè)計(jì)調(diào)查問題

（4）整理調(diào)查結(jié)果

163、機(jī)構(gòu)職能活動的調(diào)查包括哪幾方面

（1）調(diào)查過程

A.收集資料

B.明確機(jī)構(gòu)職能、工作和環(huán)節(jié)

C.明確文件生成節(jié)點(diǎn)

（2）整理調(diào)查結(jié)果

A.繪制機(jī)構(gòu)職能結(jié)構(gòu)圖

B.繪制業(yè)務(wù)流程圖

164、第三節(jié)？電子文件管理系統(tǒng)的調(diào)查分析？需要了解？P156——161頁

165、電子文件管理功能需求調(diào)查的目的主要集中在兩個(gè)方面：（文件需求）和（質(zhì)量需求）

166、文件需求調(diào)查包括哪幾方面內(nèi)容？

（1）收集資料

可能對機(jī)構(gòu)保留什么證據(jù)造成影響的因素有三個(gè)：（法律要求）、（業(yè)務(wù)要求）、（社會要求）。

（2）分析資料

（3）整理調(diào)查成果

167、質(zhì)量需求調(diào)查包括哪幾方面的內(nèi)容？

（1）宏觀要求

（2）細(xì)節(jié)要求

168第五節(jié)中？一、現(xiàn)有信息系統(tǒng)的評價(jià)？要了解？P168——170頁

169、簡述認(rèn)識方法體系

包括：政策類、系統(tǒng)類、實(shí)施類、標(biāo)準(zhǔn)類

170、簡述確定方法體系

政策、系統(tǒng)、實(shí)施、標(biāo)準(zhǔn)四類方法各有不同的使用價(jià)值

（1）政策類方法

它能夠隨著機(jī)構(gòu)職能和技術(shù)環(huán)境等的變化而得到相應(yīng)調(diào)整，要保證政策的權(quán)威性和連貫性。

（2）系統(tǒng)類方法

優(yōu)點(diǎn)有：A保證文件管理的需求必須被滿足；B用戶不必意識到文件管理的功能需求

（3）實(shí)施類方法

（4）標(biāo)準(zhǔn)類方法

標(biāo)準(zhǔn)的采用有利于減少系統(tǒng)軟件和硬件依賴性，增加系統(tǒng)之間的互操作性。

171、簡述電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的工作內(nèi)容包括哪些？

（1）輔助編程

（2）制定政策、標(biāo)準(zhǔn)

（3）劃分權(quán)責(zé)

（4）設(shè)計(jì)工作流程

（5）擬訂系統(tǒng)測試計(jì)劃

（6）擬訂系統(tǒng)使用指南

172、電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)施包括哪些？

系統(tǒng)更換、變更管理、培訓(xùn)、通報(bào)實(shí)施情況

173、電子文件管理系統(tǒng)的評價(jià)包括哪些？

對系統(tǒng)功能的評價(jià)方法、問卷實(shí)例、問卷評估及總結(jié)

174、數(shù)據(jù)庫電子文件

把在機(jī)構(gòu)各個(gè)信息系統(tǒng)中承擔(dān)文件功能的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)對象，或者包括機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的文件。

175、數(shù)據(jù)管理的發(fā)展歷程經(jīng)歷了三個(gè)階段：（人工管理階段）、（文件管理階段）、（數(shù)據(jù)庫管理階段。）

176、一般的數(shù)據(jù)模型有（層次模型）、（網(wǎng)狀模型）和（關(guān)系模型）

177、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的三級模式由（外模式）、（模式）和（內(nèi)模式）組成

178、第二節(jié)？關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的操作對象及操作機(jī)制？要了解？P185——190頁

179、數(shù)據(jù)庫電子文件的管理工具有哪些

數(shù)據(jù)字典、日志管理、安全機(jī)制、完整性機(jī)制

180、簡述數(shù)據(jù)庫電子文件管理策略

（1）有效融合數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的管理機(jī)制和能力

（2）劃分保管期限

（3）鑒別文件構(gòu)成

（4）實(shí)現(xiàn)自動鑒定

（5）規(guī)范數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

（6）保證辦公效率

（7）支持恢復(fù)功能

（8）實(shí)現(xiàn)綜合管理

（9）確保逐步調(diào)整

181、電子郵件

指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息。

182、電子郵件的應(yīng)用特性？多X

便捷性、經(jīng)濟(jì)性、可靠性、廣泛性

183、電子郵件的種類

（1）根據(jù)郵件生成領(lǐng)域劃分

從郵件生成領(lǐng)域來看，電子郵件有（公務(wù)郵件）和（私人郵件）之分

（2）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分

從郵件內(nèi)容來看，以公務(wù)活動中使用的電子郵件為例，可將其劃分為（業(yè)務(wù)性郵件）和（事務(wù)性郵件）兩種

（3）根據(jù)編碼形式劃分

從編碼形式的角度來看，電子郵件可劃分為：（文本郵件）、（圖形郵件）、（圖像郵件）、（聲音郵件）、（影像郵件）、（多媒體郵件）等

184、簡述電子郵件的功能

（1）電子郵件是承載信息的電子媒介

（2）電子郵件是傳遞信息的數(shù)字化手段

185、電子郵件在公務(wù)活動中的應(yīng)用范疇有哪些？

（1）快速傳遞電子文件和其他公務(wù)信息

（2）高效處理電子文件和其他公務(wù)信息

186、電子郵件系統(tǒng)滿足電子文件和其他公務(wù)信息的不同的處理需求包括哪些？（X）

（1）起草編輯文件

（2）發(fā)送文件

（3）收文顯示

（4）讀取、檢索文件信息

（5）回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件信息

（6）退文說明

（7）對文件實(shí)施有效管理

187、電子郵件的應(yīng)用層協(xié)議包括哪些？

（1）FTP？文件傳輸協(xié)議

（2）SMTP？簡單郵件傳輸協(xié)議

（3）HTTP？超文本傳輸協(xié)議

（4）POP3？郵局協(xié)議版本3

188、電子郵件的結(jié)構(gòu)主要包括（頁眉、信體、附件）三個(gè)部分

189、電子公務(wù)郵件的性質(zhì)和特點(diǎn)？J？2001年在性質(zhì)上考過J

電子公務(wù)郵件的性質(zhì)是：

（1）從信息內(nèi)容的角度來看，電子公務(wù)郵件具有行政有效性

（2）從工作方式來看，電子公務(wù)郵件具有傳遞性

（3）從技術(shù)途徑及工作狀態(tài)來看，電子公務(wù)郵件具有流動性

電子公務(wù)郵件的特點(diǎn)是：

（1）集機(jī)構(gòu)活動的工具與證據(jù)為一身

（2）正式文件與非正式文件共存

（3）公務(wù)文件與私人文件交織