辦公自動化原理及應(yīng)用筆記第六章

  第六章文檔一體化系統(tǒng)

（一）文檔一體化－辦公自動化系統(tǒng)中進行信息控制和管理的主要形式

1、識記：（1）公文與檔案的關(guān)系；

公文種類拓展（一般公文、常用公文、專業(yè)公文、電子郵件）、公文載體上的擴展

檔案－過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄

①檔案來源于文件。一般來說，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經(jīng)過鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的。

②公文是檔案的前身。公文是為處理事務(wù)而制作的，當事務(wù)處理完畢時有關(guān)該事務(wù)的一系列公文的內(nèi)容也就自然地成為該事務(wù)過程和結(jié)果的原始記錄，經(jīng)過選擇后保存下來便轉(zhuǎn)化為檔案。

③公文的主要作用是在完成和處理事物中發(fā)揮規(guī)劃、指導(dǎo)、修正等現(xiàn)行效用，具有明顯的時效性。檔案的主要作用便是在研究、稽核該事務(wù)時發(fā)揮憑證和查考作用，在研究該事務(wù)的發(fā)展及其與其他社會活動的關(guān)系中發(fā)揮參考作用，具有明顯的回溯性。

（2）文化生命周期理論－研究文件產(chǎn)生、運動、變化的過程和規(guī)律的理論。

生命周期劃分為四個階段－制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。

（3）文檔一體化的作用

①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全；②文檔超前控制；③提高信息檢索效率；

④科學(xué)決策的需要；⑤提高行政效率；⑥有利于人、財、物的合理利用

2、領(lǐng)會：（1）文檔一體化的含義－從文書和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。

（2）實行文檔一體化的條件：

①理順管理體制，完善組織機構(gòu)；②進行標準化建設(shè)；③改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應(yīng)的人才；

（3）文檔一體化模式①機關(guān)內(nèi)部文件、檔案管理一體化；②機關(guān)之間從機構(gòu)和職能上進行一體化；③建立有人、財、物和管理自主權(quán)的文件中心

（二）文檔一體化計算機系統(tǒng)的組成

1、領(lǐng)會：文檔一體化系統(tǒng)維護的主要內(nèi)容－一般項目維護、主題詞維護、分類維護、代碼維護、數(shù)據(jù)維護

系統(tǒng)維護－在系統(tǒng)運行過程中，為使其能正常運轉(zhuǎn)而進行的保養(yǎng)、維修及改善工作。

一般項目維護－文件類型、檔案類型、著錄項目設(shè)置、用戶管理

主題詞標引－公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化主題詞法語言過程

主題詞維護－詞表建立和詞表管理

分類維護－把的檔案按其來源、內(nèi)容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。

中國檔案分類法－規(guī)范化了的檔案分類語言，進行檔案分類標引的依據(jù)和工具

檔案分類表的類目是一種標志，代表一組具有共同屬性的檔案。

從屬關(guān)系－通過設(shè)置下位類實現(xiàn)，并列關(guān)系－同位類關(guān)系

代碼是系統(tǒng)為常用錄入項提供的簡短符號，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統(tǒng)效率

數(shù)據(jù)維護－數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、整理數(shù)據(jù)（重建數(shù)據(jù)庫索引文件，將邏輯刪除數(shù)據(jù)物理刪除，刪除臨時文件）

2、應(yīng)用：文檔一體化系統(tǒng)的組成（公文子系統(tǒng)；歸卷子系統(tǒng)；檔案管理子系統(tǒng)）。

文檔一體化計算機系統(tǒng)是采用計算機技術(shù)來實現(xiàn)的文書、檔案一體化管理的系統(tǒng)。

公文子系統(tǒng)記錄了文書處理過程中文件信息的流動和處理狀況

歸卷子系統(tǒng)進行公文信息向檔案信息的轉(zhuǎn)化過程。

作用：①它是公文子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)的銜接部分，控制著公文數(shù)據(jù)向檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化過程。轉(zhuǎn)化的條件可由該子系統(tǒng)自動控制。

②如果公文數(shù)據(jù)格式標準與檔案數(shù)據(jù)格式標準需要統(tǒng)一，那么在進行歸卷的同時，還應(yīng)進行數(shù)據(jù)格式和標準的轉(zhuǎn)化工作，這就為檔案數(shù)據(jù)與公文數(shù)據(jù)相互交換、數(shù)據(jù)共享掃除了障礙。

③在歸卷子系統(tǒng)中進行的案卷定義和歸卷工作為檔案管理子系統(tǒng)提供了操作對象和數(shù)據(jù)內(nèi)容。

邏輯組卷的主要方式有自動組卷和手工組卷。

自動組卷：系統(tǒng)提示用戶輸入組卷條件－計算機自動將符合條件的文件增添到卷內(nèi)

手工組卷－手戶直接在計算機屏幕上通過鍵盤或鼠標進行文件的移動，手工將文件添入案卷內(nèi)

邏輯組卷向?qū)嶓w組卷轉(zhuǎn)化情況：①邏輯組卷的結(jié)果直接作為實體組卷的依據(jù)；②借助邏輯組卷簡化立卷工作，實體組卷并不與邏輯組卷結(jié)果完全吻合；③不進行傳統(tǒng)意義上的立卷，按流水號歸卷，依照邏輯組卷查詢。

檔案管理子系統(tǒng)負責檔案信息的管理活動－檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、檔案編研

檔案檢索－案卷檢索（按主題詞檢索、按檔號查詢、按年度查詢、按案卷題名查詢）、文件檢索

檔案借閱－檔案借閱、檔案歸還

（三）文檔一體化系統(tǒng)的實現(xiàn)－系統(tǒng)工程理論（運用系統(tǒng)思想和系統(tǒng)方法指導(dǎo)工程實踐活動）指導(dǎo)下進行。

1、識記：文檔一體化系統(tǒng)需求分析－在對傳統(tǒng)文檔工作操作流程、工作環(huán)境、人員狀況等進行分析的基礎(chǔ)上，明確計算機文檔一體化系統(tǒng)開發(fā)的目標、系統(tǒng)應(yīng)具有的功能，并寫出書面的系統(tǒng)需求說明書。

需求分析內(nèi)容

①重點解決好在文書、檔案獨立管理體制下由于脫節(jié)嚴重造成的問題②文檔材料的基本情況③管理質(zhì)量要求

2、應(yīng)用：系統(tǒng)設(shè)計是根據(jù)在系統(tǒng)分析階段商定的系統(tǒng)邏輯功能，結(jié)合實際條件，具體設(shè)計系統(tǒng)實施方案

結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法－將整個系統(tǒng)按不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨立的部分－模塊

（1）歸檔子系統(tǒng)的設(shè)計；P182、189（2）檔案管理子系統(tǒng)設(shè)計；P184、190（3）檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計P187