辦公自動化原理及應(yīng)用筆記第五章

  第五章公文管理信息系統(tǒng)

（一）公文管理自動化概述－公文的生成、辦理、存儲、檢索、傳遞、歸檔等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化管理，即以現(xiàn)代化工具和方式代替手工操作。

1、識記：（1）公文－公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡稱，是指機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體在處理公務(wù)活動的過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件和其他文字材料

（2）公文工作-各級、各類國家機(jī)構(gòu)或社會組織的工作人員所從事的，自公文形成直至辦理完畢的全部活動過程。包括公文的撰制、傳遞、處理等，直至最后向檔案部門移交。

（3）公文手工管理流程－發(fā)文管理、收文辦理、辦畢公文處理

發(fā)文辦理－發(fā)文單位對公文的撰寫、處置和管理的工作過程。

包括：立意、撰寫、會簽、審核、修改、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校對、蓋印、分裝、發(fā)送、催辦、查辦

收文辦理－公文接收后，在受文單位內(nèi)部就文件運(yùn)轉(zhuǎn)辦理所構(gòu)成的一系列工作環(huán)節(jié)。

包括：簽收、登記、分發(fā)、摘編、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、查辦

辦比公文處理－對辦畢的公文處理的過程。包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔

（4）公文管理自動化發(fā)展－人工管理、啟蒙與準(zhǔn)備、公文管理現(xiàn)代化初級階段、公文管理現(xiàn)代化成熟階段

2、領(lǐng)會：（1）手工管理公文存在的問題－①掌握信息不完全、不及時②控制辦文手段的不足③公文統(tǒng)計難度大④不必要的重復(fù)勞動⑤辦文效率低

（2）公文管理自動化的背景與動力

科技因素（計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、文字處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、管理科學(xué)、軟件科學(xué)）、人員因素、價格因素

（3）公文管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式（單機(jī)方式和網(wǎng)絡(luò)方式）

單機(jī)方式－公文的傳遞、辦理、直至歸檔仍采用傳統(tǒng)人工方式，只是對公文的形成特征和內(nèi)容特征采用計算機(jī)進(jìn)行管理

網(wǎng)絡(luò)方式－公文直接在計算機(jī)上生成，收、發(fā)文通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，在計算機(jī)服務(wù)器與各計算機(jī)終端上對文件的整個辦理過程進(jìn)行科學(xué)的管理。

（二）公文管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計

1、識記：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇－任務(wù)：根據(jù)系統(tǒng)功能的需要，決定數(shù)據(jù)庫的組織形式和存儲方式

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)具有性質(zhì)：①支持SQL語言的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫②支持多媒體數(shù)據(jù)格式及全文存儲③支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境④豐富完整的輔助開發(fā)工具⑤良好的兼容性⑥快速的運(yùn)行速度

2、應(yīng)用：（1）公文管理數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計

①確定文件名；②設(shè)計數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)；③確定數(shù)據(jù)庫間的關(guān)聯(lián)字段

數(shù)據(jù)庫文件－庫文件，數(shù)據(jù)庫中的基本數(shù)據(jù)以文件的形式存儲在磁盤中

包括：主文件、索引文件、暫存文件、后備文件、參考文件

設(shè)計庫文件結(jié)構(gòu)－字段名、字段類型、字段寬度、小數(shù)位數(shù)四個結(jié)構(gòu)參數(shù)

字符型C，數(shù)值型N，浮點(diǎn)型F，邏輯型L，1，日期型D，8，備注型M，10，通用型G，10

（2）公文管理數(shù)據(jù)庫的建立－①數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的建立（命令方式、菜單方式）②向數(shù)據(jù)庫輸入數(shù)據(jù)

（3）收文數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)；

收文號C 20收文日期C 10來文單位C 30文件號C 20

性質(zhì)C 4類型C 8密級C 4緊急程度C 8

題名C 70正文份數(shù)N 3 0附件份數(shù)N 3 0頁數(shù)N 4 0

文書處理號C 8分類號C 14承辦者C 70主題詞C 50

提要M 10全文G 10

（4）發(fā)文數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)

發(fā)文號C 20發(fā)文日期C 10文件號C 20主送C 70

抄報C 70抄送C 70標(biāo)題C 70主辦單位C 100

會辦單位C 120擬稿C 20核稿C 20簽發(fā)C 12

校對C 20類型C 4密級C 4文書處理號C 4

附件數(shù)N 3 0頁數(shù)N 3 0份數(shù)N 3 0主題詞C 50

分類號C 14提要M 10全文G 10

（三）公文管理信息系統(tǒng)的開發(fā)－由人、計算機(jī)軟件、計算機(jī)及外設(shè)組成，能夠科學(xué)、高效地對公文信息進(jìn)行收集、傳輸、加工、保管、維護(hù)和利用的集成化系統(tǒng)

用戶需求分析、系統(tǒng)總體設(shè)計、保密措施設(shè)計、輸入輸出設(shè)計、對話設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)計、程序設(shè)計與系統(tǒng)調(diào)試、運(yùn)行與維護(hù)

1、識記：（1）系統(tǒng)保密措施設(shè)計－軟件加密措施、用戶登錄與口令

（2）輸入輸出設(shè)計－屏幕格式設(shè)計、輸入方式、輸出方式

（3）對話設(shè)計－屏幕菜單設(shè)計（文本方式－光條式、彈出式、下拉式；工具欄圖標(biāo)式）、Y/N問答式

（4）程序設(shè)計與系統(tǒng)調(diào)式；（5）運(yùn)行與維護(hù)

2、領(lǐng)會：用戶需求分析－目的是確定所建立的公文管理信息系統(tǒng)應(yīng)該達(dá)到的各種指標(biāo)以及系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)后的具體效果和系統(tǒng)所要達(dá)到的目的。包括內(nèi)容①開發(fā)目的②確定功能③運(yùn)行環(huán)境的選擇

公文管理信息系統(tǒng)的功能包括公文的處理功能、服務(wù)功能和維護(hù)功能

3、應(yīng)用：（1）系統(tǒng)總體設(shè)計，系統(tǒng)主要功能確定：①系統(tǒng)登錄②維護(hù)公文處理流程③收文辦理④發(fā)文辦理⑤公文處理⑥電子郵件⑦立卷歸檔⑧公文檢索⑨公文統(tǒng)計⑩維護(hù)11借閱

（2）系統(tǒng)總體模塊結(jié)構(gòu)圖P159