自考“企業(yè)檔案管理”筆記（10）

簡(jiǎn)：為什么說在一般情況下，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多？

答：從總體上看，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多。

1、 分類層次太多，會(huì)在一定程度上割裂企業(yè)有關(guān)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，影響檔案的完整成套。

2、 導(dǎo)致類目匯集文獻(xiàn)的能力降低，出現(xiàn)類多卷少甚至一類一卷、一類一文的情況。

3、 給企業(yè)檔案的分類排架造成困難，增加庫房管理的工作量。

4、 增加企業(yè)檔案檔號(hào)編制的復(fù)雜性，不便于記憶和查找。

論：企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置？

一級(jí)類目是分類的第一個(gè)層次——企業(yè)檔案的基本大類?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目：

1、 黨群工作類；

2、 行政管理類；

3、 經(jīng)營(yíng)管理類；

4、 生產(chǎn)技術(shù)管理類；

5、 產(chǎn)品類；

6、 科學(xué)技術(shù)研究類；

7、 基本建設(shè)類；

8、 設(shè)備儀器類；

9、 會(huì)計(jì)檔案類；

10、 干部職工檔案類。

十大類的設(shè)置不是絕對(duì)的，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，如：

（1） 增加一級(jí)類目：適于特大型的企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)；

（2） 減少或合并一級(jí)類目：適于規(guī)模較小的企業(yè)；

（3） 對(duì)一級(jí)類目既增加又合并：適于非生產(chǎn)性的企業(yè)如商業(yè)、金融等類。

選：規(guī)模特小的企業(yè)，黨組織部分的二級(jí)類目可以全部合并，只設(shè)黨務(wù)工作一類。

選：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案的7個(gè)二級(jí)類目：

1、 經(jīng)營(yíng)決策；

2、 計(jì)劃工作；

3、 統(tǒng)計(jì)工作；

4、 財(cái)務(wù)管理；

5、 物資管理；

6、 產(chǎn)品銷售；

7、 企業(yè)管理。

選：企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的10個(gè)基本的二級(jí)類目：

1、 生產(chǎn)調(diào)度；

2、 質(zhì)量管理；

3、 勞動(dòng)管理；

4、 能源管理；

5、 安全管理。

6、 科技管理；

7、 環(huán)境保護(hù)；

8、 計(jì)量工作；

9、 標(biāo)準(zhǔn)化工作；

10、 檔案和信息管理。

選：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的4個(gè)二級(jí)類目：

大型企業(yè)可在二級(jí)類目下設(shè)三級(jí)類目：

1、 會(huì)計(jì)憑證——原始、記帳、匯總等憑證；

2、 會(huì)計(jì)帳簿——日記、明細(xì)、總帳；輔助賬簿等；

3、 會(huì)計(jì)報(bào)表——月（季度）、年度報(bào)表；財(cái)務(wù)快報(bào)等。

4、 其他等。

選：企業(yè)干部職工檔案的4個(gè)基本二級(jí)類目：

1、 干部檔案；

2、 工人檔案；

3、 離退休職工檔案；

4、 死亡職工檔案。

第三節(jié)  企業(yè)檔案編號(hào)

企業(yè)檔案分類類目的標(biāo)識(shí)：對(duì)企業(yè)檔案分類體系中的各個(gè)類目給定類目代號(hào)。標(biāo)識(shí)的結(jié)果形成企業(yè)檔案類號(hào)或分類號(hào)。

選：確定類號(hào)的工作一般是在編制分類方案時(shí)，與各級(jí)類目的確定同時(shí)完成的。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類類目標(biāo)識(shí)的4個(gè)作用：

1、 體現(xiàn)企業(yè)檔案的分類層次；

2、 反映企業(yè)檔案分類體系中各級(jí)類目的內(nèi)容；

3、 固定各個(gè)類目在分類層次中的位置和排列順序；

4、 標(biāo)明企業(yè)檔案在分類目錄中的位置。

選：在同一個(gè)企業(yè)的范圍內(nèi)，有關(guān)檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本一致。

簡(jiǎn)：檔號(hào)的編制規(guī)則：

檔號(hào)作為特定的人工語言，在編制時(shí)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，符合一定的要求：

1、 唯一性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的每一部分標(biāo)識(shí)符號(hào)都有特定含義，指代單一，不能重復(fù)。

2、 合理性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與分類體系相聯(lián)系，主要成分同分類體系相對(duì)應(yīng)。

3、 穩(wěn)定性。

4、 擴(kuò)充性。

5、 簡(jiǎn)明性：簡(jiǎn)短明了，便于記憶。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案文件號(hào)的結(jié)構(gòu)：

1、 全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)— 案卷號(hào)—件、頁號(hào)。

2、 全宗號(hào)—類別號(hào)— ——案卷號(hào)—件、頁號(hào)。

3、 類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)— —— 案卷號(hào)—件、頁號(hào)。

根據(jù)企業(yè)檔案的具體情況，綜合上述結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，企業(yè)檔號(hào)結(jié)構(gòu)可概括為：

全宗號(hào)—類號(hào)（分類號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁號(hào)。

第四節(jié)  庫藏整序

選：常見的企業(yè)排架方法有2類：

1、 分類排架法；

2、 流水排架法。

分類排架法：在企業(yè)檔案分類工作的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照分類體系排列企業(yè)檔案案卷的方法。

名：流水排架法分大流水排架法和分類流水排架法2種。

大流水排架法：完全依照企業(yè)檔案接收進(jìn)庫的先后順序排列企業(yè)檔案案卷的方法。

選：考慮到載體形式和保管要求不同，企業(yè)特殊載體檔案應(yīng)分庫保管。

選：底圖的保管存放方法主要有2種：平放和卷放。

選：藍(lán)圖通常實(shí)行折疊保管。有2種存放形式：裝訂式、散裝式。