自考“企業(yè)檔案管理”筆記（7）

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

名或簡：企業(yè)文件：在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)文件也是一個綜合性的概念，它是企業(yè)一切科技、生產(chǎn)和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業(yè)文件的專指稱謂。

選：企業(yè)文件管理工作包括企業(yè)文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內(nèi)容。

第一節(jié) 企業(yè)文件的形成

簡：企業(yè)創(chuàng)立時期文件的形成

企業(yè)的創(chuàng)立，就是通過法定的程序，組成一個具有獨立主體地位的經(jīng)濟實體，并在該實體內(nèi)部根據(jù)特定的需要，設(shè)置一整套組織管理系統(tǒng)，使其按既定的目標運行；一般而言，企業(yè)的設(shè)立主要包括籌備和申請登記兩個階段。

在企業(yè)創(chuàng)立時期主要形成的文件有：

1、創(chuàng)辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。

2、企業(yè)章程及有關(guān)部門的批準文件。

3、企業(yè)基本建設(shè)活動中形成的文件。

4、注冊申請報告、企業(yè)資信證明、營業(yè)執(zhí)照。

5、人事材料。

6、財務和會計文件，主要是企業(yè)資金籌措過程和結(jié)果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產(chǎn)評估報告、財務審計報告、驗資報告等。

7、企業(yè)成立文件。

8、商標注冊文件。

9、其他一些原始材料。

簡：企業(yè)調(diào)整階段形成的文件

1. 企業(yè)合并、分立時期形成的文件

合并是指兩個或兩個以上的企業(yè)，依照法律規(guī)定、行政命令或合同的約定，經(jīng)過一定的法律程序，變?yōu)橐粋€企業(yè)法人的行為。

一般的合并程序及其產(chǎn)生的文件包括：

1）調(diào)查論證

2）報批審查

3）清產(chǎn)核資

4）通知及公告

5）法律公證

6）工商變更登記

企業(yè)分立是指一個企業(yè)法人依據(jù)法律規(guī)定或企業(yè)自行決策，經(jīng)過一定的法律程序，分解為兩上或兩個以上的企業(yè)法人的行為。

2、企業(yè)整頓時期形成的文件

整頓是指企業(yè)因經(jīng)營管理不善造成虧損，不能清償?shù)狡趥鶆諘r，為維持社會經(jīng)濟秩序，恢復企業(yè)生計，調(diào)整企業(yè)債務，改善企業(yè)經(jīng)營管理的秩序，恢復正常的企業(yè)行為而采取的具體措施。

整頓中形成的文件有：

1）申請整頓

2）整頓方案

3）形成審議書

4）法院的裁定材料

5）整頓方案的實施文件

6）終止整頓程序的文件

簡：企業(yè)破產(chǎn)文件的形成？

破產(chǎn)是指企業(yè)債務人不能清償?shù)狡趥鶆諘r，為保護多數(shù)債權(quán)人的利益，處理債務人而進行的一種訴訟程序。

破產(chǎn)過程中形成的文件有：

1、向債務人所在地法院提出破產(chǎn)申請

2、債權(quán)人向法院申報債權(quán)期滿后，陸續(xù)召開若干次債權(quán)人會議。會議主要負責審查有關(guān)的債權(quán)記錄和證明材料；這一階段形成的主要文件有：債權(quán)記錄和證明材料、和解協(xié)議（未申請整頓的企業(yè)不產(chǎn)生該文件）、破產(chǎn)財產(chǎn)處理與分配方案、歷次債權(quán)人會議文件等。

3、法院宣告破產(chǎn)的發(fā)布公告

4、法院指定組成清算組，進行破產(chǎn)清算

5、企業(yè)破產(chǎn)分配方案及其形成的一系列原始記錄。

第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理

簡：企業(yè)文件形成的特點？

1、與企業(yè)各項活動同步進行。如針對科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動同步進行的特點，實行“4同步”的管理措施。

2、來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發(fā)展。

3、不同種類的企業(yè)文件形成規(guī)律不同。

4、標準化程度日益提高。

簡：4同步：

企業(yè)下達科技、生產(chǎn)計劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步，檢查科技、生產(chǎn)活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步，鑒定、驗收科技、生產(chǎn)成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合歸檔要求同步；上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

選：企業(yè)檔案部門對企業(yè)文件形成工作進行協(xié)助、指導和監(jiān)督的對象主要有3個：

1、企業(yè)文件標準執(zhí)行情況；

2、企業(yè)文件形成與積累過程。

3、企業(yè)科技文件的編號、更改、復制與發(fā)放。

選：同企業(yè)文件形成直接相關(guān)的標準有4個：

1、制圖標準。

2、關(guān)于機械產(chǎn)品文件的若干標準。

3、公文行文標準。

4、 關(guān)于特殊載體材料的標準。

選：對編制文件過程中執(zhí)行標準情況進行審查和管理，這是企業(yè)標準管理部門的職責：

選：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導與監(jiān)督，是企業(yè)企業(yè)檔案部門的職責。

簡：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導與監(jiān)督。

1、以企業(yè)各項工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

2、根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務，協(xié)助、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

3、根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點，監(jiān)督、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

4、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的文件，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。

5、實行“3納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。

6、 恰當運用經(jīng)濟手段，加強對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導。

“三納入”：把企業(yè)文件的收集和歸檔納入企業(yè)各項管理程序，納入企業(yè)各項活動的工作計劃，納入有關(guān)部門職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。

第三節(jié)  企業(yè)文件立卷

企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程，實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

簡：企業(yè)文件立卷的要求：

案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：

1、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用；

2、案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：

1）必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件；

2）卷內(nèi)文件數(shù)量適度；

3）卷內(nèi)文件的保存價值與密級應基本一致；

4）案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學合理的立卷方法，及時組強案卷。

選：案卷的本質(zhì)特征是有機聯(lián)系。

簡：確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法？

1、按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。

2、按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

3、按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。

4、按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。

5、按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。

確定科技文件案卷單元時應注意3點：

1、當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復的現(xiàn)象。

2、當產(chǎn)品、設(shè)備（非標準）和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。

3、當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應單獨立卷，不必將原來相應的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。