自考“企業(yè)檔案管理”筆記（8）

簡：確定會計文件案卷單元的方法？

1、會計憑證，一般由經(jīng)辦會計將當(dāng)月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm；

2、會計賬本，基本上是一賬一卷；

3、會計報表，年報、季報、月報分別組卷。

選：對于卷內(nèi)文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書。

選：不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容有：密級、保管期限。

選：備考表的主要內(nèi)容包括：

立卷人；

檢查人；

立卷時間；

案卷情況說明。

選：案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。

簡：什么是案卷？

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體；按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項工作負(fù)有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。

簡：案卷必須符合一定的質(zhì)量要求？

答：（1）案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。

（2）案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。

（3）案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致。

（4）案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

簡：確定科技文件案卷單元的方法？

1、按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件，特別是圖樣部分。

2、按子項組卷。這種方法，主要適用于基本建設(shè)工作文件。

3、按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過程或同一工作階段進(jìn)行組卷。

4、按專業(yè)組卷。就是按文件內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行組卷。

確定科技文件案卷單元時，應(yīng)處理好以下幾個問題：

（1）當(dāng)機(jī)電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ)，保證其齊全成套；其他產(chǎn)品的文件，一般只保存本身專用的部分。

（2）當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備（非標(biāo)準(zhǔn)）和工程設(shè)計采用標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

（3）當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴(kuò)建時，新形成的文件應(yīng)單獨(dú)立卷。

簡：案卷編目的涵義和內(nèi)容

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。主要的內(nèi)容有：編頁號，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標(biāo)簽等，最終組成案卷。

1、編頁號：若一卷文件形成時已編有頁號，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等。

2、編制卷內(nèi)文件目錄：項目有：每份文件的排列序號、題名、編號、責(zé)任者、編制日期、所在頁號和備注等。

3、備考表：主要內(nèi)容：案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

4、案卷封面和脊背標(biāo)簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內(nèi)容。

第四節(jié)  企來文件歸檔制度

選：歸檔是企業(yè)文件形成部門的職責(zé)，收集是企業(yè)檔案部門的職責(zé)。

簡：制定企業(yè)文件歸檔制度的要求？

答：1）符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，同時具有一定的靈活性；

2）符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動及其形成文件的實際；

3）與企業(yè)各項管理制度相銜接；

4）制度的條文必須明確、可操作性強(qiáng)。

選：企業(yè)文件的歸檔制度包括5項內(nèi)容：

1、 歸檔范圍；

2、 歸檔時間；

3、 歸檔份數(shù)；

4、 歸檔要求；

5、 歸檔手續(xù)。

簡：確定企業(yè)文件歸檔范圍的基本方法？

答：1、研究和分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的范圍和性質(zhì)，從而掌握企業(yè)所形成文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)該包括哪些方面的文件；

2、掌握企業(yè)基本職能活動的內(nèi)容和范圍，把在這些活動中形成的文件作為歸檔范圍的主體。

3、針對不同種類企業(yè)文件的形成特點和利用價值，分門別類地確定不同文件的歸檔范圍。

4、站在歷史的高度，確定企業(yè)文件的歸檔范圍。

論：歸檔時間？（多選）

答：歸檔時間，是指應(yīng)當(dāng)歸檔的企業(yè)文件向檔案部門移交的時間。正確規(guī)定歸檔時間，對維護(hù)企業(yè)文件的完整與安全，確保有關(guān)職能部門和檔案部門的日常工作秩序，都有實際意義。

1、 管理文件：一般在形成和第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交歸檔。

2、 科技文件：根據(jù)形成的具體情況可按：

1） 按項目結(jié)束時間歸檔；

2） 按工作階段歸檔；

3） 按子項結(jié)束時間歸檔；

4） 按年度歸檔；

5） 隨時歸檔。

3、 會計文件：在會計年度終了后，暫由企業(yè)財務(wù)會計部門保管一年，期滿后移交給檔案部門保管。

4、 人事文件：一般應(yīng)在辦理完畢后的10天或半個月內(nèi)向檔案部門歸檔。

簡：歸檔要求：

1、 歸檔工作由企業(yè)各職能部門承擔(dān)，企業(yè)檔案部門要對歸檔工作進(jìn)行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。

2、 歸檔文件要選用優(yōu)質(zhì)的制成材料。

3、 歸檔文件須經(jīng)系統(tǒng)整理。

4、 對科技文件的歸檔，實行科技文件歸檔審批表制度。

第五節(jié)  企業(yè)檔案部門的接收歸檔及相關(guān)問題

簡：企業(yè)檔案的收集渠道：

1、 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔；

2、 外單位轉(zhuǎn)讓或移交；

3、 企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉(zhuǎn)讓；

4、 面向社會收集、征集相關(guān)材料。

選：目前，企業(yè)文件進(jìn)館工作有2方面內(nèi)容：

1、 企業(yè)文件現(xiàn)行期滿，經(jīng)系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館；

2、 企業(yè)檔案館（室）依法向國家有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案。

簡：企業(yè)檔案進(jìn)館工作的要求：

1、 以國家現(xiàn)有的政策、法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩，謀求企業(yè)檔案信息資源整體效益的最佳化。

2、 采取多種措施，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的控制。

3、 明確進(jìn)館范圍、進(jìn)館檔案的質(zhì)量要求和進(jìn)館手續(xù)，保證企業(yè)檔案順利進(jìn)館。

論：企業(yè)向國家有關(guān)檔案館移交檔案的范圍？

答：1、在大中城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的企業(yè)，按《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行規(guī)定》向城建檔案館移交有關(guān)檔案。

2、處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的企業(yè)，按照或參考1998年3月5日國家檔案局頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，向有關(guān)的檔案館移交。

移交的檔案包括兩個方面：

（1）企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案，主要包括黨群檔案、行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案和經(jīng)營管理檔案，這部分檔案可移交給專業(yè)部門的檔案館，或寄存所在地的綜合性檔案館；

（2）企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的檔案，包括向有關(guān)機(jī)關(guān)或單位的申請、請示及其批準(zhǔn)、批復(fù)文件，終止財務(wù)決算報告及編制說明、財務(wù)清理報告、財產(chǎn)處置結(jié)果報告，以及協(xié)議書、合同等，這部分檔案可向?qū)I(yè)部門的檔案館（或上級主管單位其他形式的檔案部門）移交，也可向本單位檔案館移交。

簡：企業(yè)集團(tuán)檔案館的進(jìn)館范圍

答：1、集團(tuán)總部形成的文件。

2、核心企業(yè)形成的文件。以上兩部分是企業(yè)檔案館最主要的來源。

3、其他成員企業(yè)形成的重要檔案。

4、從外單位、個人等處收集來的對集團(tuán)有重要參考價值的資料。

簡：企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向。

1、隨實物走：適用于記載和反映有實體形態(tài)的科技對象的、并具一定的經(jīng)濟(jì)價值的檔案，如設(shè)備儀器、基建檔案。

2、收進(jìn)（寄存）所在地的國家檔案館。適用于經(jīng)濟(jì)價值不大但具有重要?dú)v史查考價值的檔案，特別是在地區(qū)范圍內(nèi)有代表意義的企業(yè)的檔案。包括其黨政群工作檔案、行政管理檔案等。

3、收進(jìn)專業(yè)主管部門。適用于一些對本部門有查考價值的檔案，如生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理、會計檔案等。

4、其他走向。如：破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案可轉(zhuǎn)交勞動局或人才交流中心；未有買主的設(shè)備、產(chǎn)品、建筑的檔案材料可存放在產(chǎn)權(quán)交易中心等。