自學考試科技檔案管理聽課筆記簡答題

1簡述科技檔案定義的基本含義？

科技檔案的定義是科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍?、生產活動的科技文件。

（1）定義揭示了科技檔案的產生領域和內容性質，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質上的區(qū)別?？萍紮n案是在科技、生產活動中產生的，是一種科技信息及其載體。

（2）定義明確了科技檔案是科技、生產活動的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質上的區(qū)別?？萍紮n案是人們認識自然和改造、利用自然活動的原始記錄?？萍假Y料則是為了科技、生產活動參考的需要而交流、購買來的間接性的材料。

（3）定義明確了科技檔案是保存起來以備查考的科技文件，規(guī)定了科技檔案同一般科技文件的區(qū)別?？萍紮n案是履行了相關手續(xù)，集中保管起來的科技文件。

2簡述科技檔案的專業(yè)性特點及其對科技檔案管理的影響作用？

專業(yè)性是科技檔案最突出的特點之一。（T）

（1）它的專業(yè)性特點，集中表現(xiàn)在形成領域和內容性質兩個方面。

1）它產生的領域具有鮮明的專業(yè)性特點。任何一項科技、生產活動都是在一定的專業(yè)范圍內進行的，科技檔案作為這種活動的記錄，都形成于特定的專業(yè)領域。

2）科技檔案的內容性質具有鮮明的專業(yè)性特征。

（2）專業(yè)性特點是實現(xiàn)科技檔案科學管理的重要依據(jù)之一。如：科技檔案工作管理體制的確立，科技專業(yè)檔案館的組建，科技檔案的整理分類等，都是建立在這一特點的基礎之上的。

3簡述科技檔案類型的多樣性特點及其對科檔工作的要求？

（1）科技檔案是一切檔案中，類型最為豐富多樣的一種。這是由它所記載的社會活動的內容和方式決定的。

（2）這一特點，為科技檔案的科學管理提出了許多特殊的要求，如科技檔案的各項具體管理環(huán)節(jié)，都必須根據(jù)這種特點，采取相應的措施，以保證實現(xiàn)對科技檔案的科學管理和有效利用。

4簡述工程檔案的基本內容（構成）？

（1） 項目前期準備文件；

（2） 工程設計文件；

（3） 工程竣工文件；

（4） 工程使用、管理、維護、改建、擴建中形成的文件。

5簡述設備檔案的種類及其基本特點？

（1） 設備檔案從來源看有兩種：一種是自制設備的檔案，另一種是外購設備的檔案。

（2） 設備檔案的基本特點同產品檔案的特點是一樣的，即以型號成套。

6簡述科研檔案的基本特點及其內容（構成）？

（1） 科研檔案的基本特點之一是以課題成套。一個課題的檔案材料，是有機聯(lián)系的整體。

（2） 內容（構成）包括：研究準備工作文件、研究試驗文件、成果總結鑒定文件、成果獎勵申報文件、成果推廣應用文件、其他有關文件。

7簡述科技檔案的功能？

（1） 科技檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能。

（2） 科技檔案具有情報功能， 是指科技檔案的內容信息在科技、生產活動中具有的科技參考作用和科技交流作用。

（3） 科技檔案具有促進生產力發(fā)展和提高經濟效益的功能。

8簡述科技檔案為什么具有提高經濟效益的功能？

（1）復用科技檔案，能節(jié)約設計工時，提高經濟效益。

（2）發(fā)揮科技檔案的依據(jù)憑證作用，可取得經濟效益。

（3）利用科技檔案進行科技交流，能避免重復勞動，取得社會效益。

（4）管好用好科技檔案，是發(fā)展內含擴大再生產、提高經濟效益的重要條件。

5）充分發(fā)揮科技檔案的作用，可以為社會創(chuàng)造價值、增加財富。

9簡述科技檔案工作的基本任務？

科技檔案工作的基本任務：在科技檔案工作基本原則指導下，建立，健全科技檔案工作的法規(guī)制度，科學地管理科技檔案，積極開發(fā)科技檔案信息資源，及時、有效地提供科技檔案，為黨和國家的各項事業(yè)服務。

10簡述科技檔案工作的性質？

（1）科技檔案工作的專業(yè)性。

（2）科技檔案工作的管理性。它是科技管理工作的組成部分，是基礎性科技管理工作。

（3）科技檔案工作的服務性。服務性是對科技檔案工作內容和方式的本質概括。

（4）科技檔案工作還具有機要性。

11簡述科技檔案工作的專業(yè)性的主要表現(xiàn)？

（1）科技檔案工作的專業(yè)性。科技檔案工作有自己獨立的物質對象──科技檔案。

（2）它有特定的工作內容和專門的工作方法。它包括從檢查、協(xié)助科技文件工作開始到進行科技檔案收集保管利用等一系列業(yè)務內容，并按照科技檔案形成規(guī)律和特點，形成了一套專門的工作方法。

（3）科技檔案工作有比較完整的專業(yè)理論知識體系。

12簡述我國科技檔案工作的基本原則的內容？

（1）科技檔案要按專業(yè)實行集中統(tǒng)一管理，這是該原則的核心，它規(guī)定了科技檔案工作的組織原則與管理方式。

（2）科技檔案要完整、準確、系統(tǒng)、安全。這是對科技檔案的質量和管理的要求。

1）“科技檔案的完整”，要求科技檔案要齊全成套。

2）“科技檔案的準確”，要求科技檔案必須是真實的歷史記錄，與它所反映的科技對象相一致。

3）“科技檔案的安全”，要求保證科技檔案實體的安全和信息的安全。

4）“科技檔案的系統(tǒng)”，要求保持科技檔案之間的有機聯(lián)系。（X、T）

（3）要實現(xiàn)科技檔案的有效利用，能否有效地發(fā)揮科技檔案的作用，是衡量和檢驗科技檔案工作的重要標志。

13簡述我國科技檔案事業(yè)的管理體制？

管理體制是：在國家檔案局的掌管下，按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，各級檔案行政管理部門與專業(yè)主管機關密切配合，實行分級管理和屬地管理相結合的管理體制。

按專業(yè)實行統(tǒng)一管理是科技檔案事業(yè)管理體制的突出特點。（T、X）

14簡述我國科技檔案事業(yè)的組織系統(tǒng)（或構成）？

（1）科技檔案資源管理系統(tǒng)。

（2）科技檔案事業(yè)管理系統(tǒng)。

（3）科技檔案教育和研究系統(tǒng)。

15簡述基層科技檔案機構的任務？

統(tǒng)一管理本單位的科技檔案，維護其完整和安全，積極為本單位科技、生產工作服務，在保證企業(yè)利益的前提下，為社會利用服務。

16簡述建立科技專業(yè)檔案館的必要性？（或為什么要建立科技專業(yè)檔案館？）

（1）適應現(xiàn)代化建設的需要，在更大范圍內發(fā)揮科技檔案的作用。

（2）妥善保存科技檔案精華，為發(fā)展國家、民族的科學技術事業(yè)服務。

（3）形成專業(yè)科技檔案信息中心和咨詢中心，促進科技交流。

17簡述科技檔案規(guī)劃的內容（結構）？

（1）規(guī)劃目標。即根據(jù)國家經濟建設和科技發(fā)展的需要，提出規(guī)劃期內總的奮斗目標和任務要求。

（2）規(guī)劃項目。是規(guī)劃目標的具體化，是整規(guī)劃的主體部分。

（3）實現(xiàn)規(guī)劃的步驟與措施。一般要將規(guī)劃期劃分為若干個階段，分步驟落實規(guī)劃。

18簡答科技檔案標準化管理的內容？

（1）制定科技檔案標準化工作計劃。

（2）科技檔案標準的制定。

（3）科技檔案標準的修訂。

（4）科技檔案標準的貫徹執(zhí)行。

19簡述科技檔案的基礎標準類型？（或種類）

（1）名詞術語標準。

（2）科技文件標準。

（3）專業(yè)符號標準。

（4）案卷規(guī)格和質量標準。

（5）庫房、設備標準。

（6）種類、計量單位標準等。

20簡述科技檔案業(yè)務技術標準？（或管理標準的種類？）

（1）業(yè)務建設標準，是針對科技檔案管理工作制定的各項標準。包括歸檔標準、接收標準、整理標準、鑒定標準、保管標準、科技檔案統(tǒng)計標準等。（記2個以上）

（2）著錄標引標準。

（3）開發(fā)、利用標準。

（4）現(xiàn)代化管理標準。主要是指應用現(xiàn)代科技現(xiàn)代技術裝備管理科技檔案的有關標準。

21簡述科技文件鑒別工作的主要內容？

（1）歸檔文件完整性、準確性的鑒別。

（2）文件屬性的鑒別、科技文件保存價值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別。

22簡述組織案卷的方法？

（1）按結構組織案卷。主要適用于產品和設備科技文件。

（2）按子項或子課題組織案卷。適用于工程科技文件。

（3）按工序或階段組織案卷。

（4）按專業(yè)組織案卷。

（5）按問題組織案卷。

（6）按名稱或文件性質組織案卷。

（7）按地區(qū)組織案卷。

（8）按時間組織案卷。

（9）按作者組織案卷等。

23簡述案卷編目的內容和要求？

（1）編目內容：編頁號，填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽。

（2）編目要求：

1）要正確反映案卷系統(tǒng)整理成果，揭示其內容與成分，便于查找；

2）能固定卷內科技文件的排列順序；

3）使用語言、符號要標準化、文字簡明、字跡清楚。

24簡述制定科技文件歸檔制度的要求？

（1）科技文件歸檔制度，必須符合本單位科技、生產活動和科技文件的實際。

（2）科技文件歸檔制度，必須與本單位其他相關的科技管理制度協(xié)調一致。

（3）有關規(guī)定應具體、明確，便于貫徹執(zhí)行。

（4）制定科技文件歸檔制度，要走群眾路線。

25簡述我國科技檔案收集工作的基本形式？（或主要形式）

（1）典型形式：按照有關接收、歸檔制度，成套地接收科技檔案，是科技檔案部門收集工作的典型形式。

（2）補充形式：是在典型接收的基礎上，對與庫藏內容有關的零散科技文件或其他有關的科技檔案進行的再收集。

科技檔案收集的方法：

1）接收；2）征集；3）征購或購買；4）代存；5）實測補制。

26簡述科技檔案收集工作的意義？

（1）收集工作標志著科技文件性質的變化與科技檔案自身運動的一個新階段。

（2）收集工作是科技檔案工作的基礎，是豐富科技檔案館（室）藏的重要手段。

（3）收集工作是貫徹科技檔案工作基本原則的重要措施。

27為什么說收集工作是科技檔案工作的基礎？（論述）

（1）科技檔案雖然是科技檔案管理工作的物質對象，但是它并不是科技檔案部門形成的，而是各單位在科技、生產活動中形成的，必須通過收集才能將它們集中到科技檔案部門。

（2）如果沒有收集工作，科技檔案部門就沒有自己工作的物質對象，也就無從談起科技檔案的其他管理活動。因此，不論是對一個單位或是對整個國家來說，科技檔案收集工作都是檔案工作的基礎。

28簡述接收歸檔與現(xiàn)場收集如何相結合進行？

（1）基層科技檔案部門的收集工作，主要是通過接收歸檔實現(xiàn)的。為保證科技檔案的質量、還應深入形成科技文件的第一線，做好科技檔案的收集工作。（2）在一般情況下，現(xiàn)場 收集同接收歸檔相比處于輔助地位。但是，在歸檔制度不夠健全，或執(zhí)行不夠嚴格的單位，現(xiàn)場收集仍處于重要地位。

29簡述科技檔案分類方案的編制程序（方法）？

（1）調查研究。要掌握科技檔案分類規(guī)則、理論和技術，要研究分類對象及有關問題。

（2）形成科技檔案類目體系。要以科技檔案的種類作為標準，是劃分一級類目常用的方法。

（3）給定類號。給每一個類目配上相應的符號。

（4）制成文件或圖表。

（5）撰寫編制說明。分類方案還須經過有關領導的審查批準才能實行。

30簡述科技檔案分類的基本方法？

（1）對象分類法就是以一個實物對象的設計、生產制造等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類的方法。其典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。

（2）特征分類法就是以科技檔案的內容特征為依據(jù)進行分類的方法。其典型的形式是專業(yè)分類法、時間分類法和地域分類法。

31簡述分類式科技檔案號的作用？

1）指導科技檔案案卷排列，固定排架的位置；

2）指示科技檔案案卷在科技檔案目錄中的位置；

3）反映科技檔案的內容特征和分類層次，提供調卷的依據(jù)。

32簡述科技檔案號的編注（編制）要求？

1）科技檔案號的結構要清楚；

2）科技檔案號代字的含義要明確；

3）科技檔案號的位置要醒目；一般應在封面的左上角和案卷脊背上同時標明。

33簡述科技檔案鑒定工作的意義？

1）它有昨于保護有價值的科技檔案。

2）它有利于保證科技檔案的庫藏質量。

3）它有利于提高科技檔案工作的效益。

4）鑒定工作為科技檔案計算機存儲和縮微化創(chuàng)造了條件。

5）它有利于緩和庫房和設備的緊張狀況。

34影響簡述科技檔案的價值的因素？

1）科技檔案所屬項目特征。

2）科技檔案所屬項目的科技水平。

3）科技檔案所屬項目投入產出情況。

4）科技檔案形成的時間。

5）科技檔案的形成者。

6）科技檔案的狀況。

35簡述個人初步鑒定工作的內容？

個人初步鑒定，即鑒定小組成員根據(jù)分工，直接審閱科技檔案的內容，根據(jù)實際情況提出鑒定意見，并將其填寫在科技檔案鑒定卡片上。

36簡述科技檔案價值鑒定工作中集體審查的內容？

在個人初步鑒定的基礎上，召開鑒定小組全體成員會議，聽取每個鑒定人的說明，逐張審查鑒定卡片，進行綜合平衡，形成集體的鑒定意見，由鑒定小組負責人將意見填入鑒定卡片。

37簡述科技檔案鑒定后處理工作的內容？

1）注銷。  4）調整排架。

2）變更。  5）組織鑒定工作卷。

3）調整案卷。

38簡述科技檔案排架的方法？

（1）流水排架法。分為大流水排架和小流水排架。大流水排架，就是完全按照科技檔案接收歸檔的先后順序排列案卷的方法。小流水排架也叫分類流水排架，是指將科技檔案進行初步分類以后，在各類內實行流水排架。

（2）分類排架法。是在科技檔案實體分類的基礎上，按照科技檔案的類別及項目內宗卷排列順序排列案卷的方法。

39簡述科技檔案統(tǒng)計工作的要求？

1）要有明確的目的。就是要根據(jù)科技檔案工作的實際需要安排統(tǒng)計工作。

2）要有準確的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的準確性是科技檔案統(tǒng)計工作的生命。

3）要保持連續(xù)性。要保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性，科技檔案的統(tǒng)計工作就要持續(xù)地進行。

4）要保證及時性。

5）要加強分析研究。

40簡述科技檔案統(tǒng)計指標體系的內容？

1）機構、人員統(tǒng)計指標體系。

2）科技專業(yè)檔案館館藏數(shù)量指標體系。

3）檔案室?guī)觳亟y(tǒng)計指標體系。

4）科技專業(yè)檔案館利用情況統(tǒng)計指標體系。

5）檔案室利用情況統(tǒng)計指標體系。

6）科技專業(yè)檔案館建設和設備購置統(tǒng)計指標體系。

7）科技檔案專業(yè)教育統(tǒng)計指標體系。

8）其他相關項目統(tǒng)計指標體系。

41簡述科技檔案庫藏量統(tǒng)計的內容？

1）收進數(shù)；2）移出數(shù)；3）封存數(shù)；4）銷毀數(shù)；5）實存數(shù)等。

42簡述科技檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計的內容？

1）檔案檢索工具數(shù)；  5）復制數(shù)；

2）利用人次數(shù)和效率統(tǒng)計；  6）咨詢時數(shù)與人次；

3）閱覽數(shù)；  7）套用率；

4）借出數(shù)；  8）編研成果數(shù)。

43簡述科技檔案開發(fā)利用工作的基本內容？

（1）建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)。

（2）開展科技檔案編研工作。

（3）采取多種方式，直接提供利用。

（4）收集反饋信息，不斷完善科技檔案的管理、服務系統(tǒng)。

44簡述科研人員、工程技術人員和計劃決策管理人員對科技檔案利用需求的特點？

①科技人員：

（1）對某個主題有關信息的需求，一般是相對穩(wěn)定的，尤其歡迎有關的新的信息；

（2）隨著課題研究的深入進行，對有關信息的需求向專和深的方向發(fā)展；

（3）更愿意親自查閱與分析原始記錄和原始數(shù)據(jù)；

（4）在時間上，可以相對寬松一些。

②工程技術人員：

（1）要求具有針對性強的信息材料。

（2）對于專利文獻和標準化材料比較注意。

（3）在時間上要求緊迫、及時。

③計劃決策管理人員：

（1） 要求綜合性的信息，尤為重視政策性文件和分析論證材料；

（2） 希望用較少的時間了解更多的信息；

（3） 為了做出科學的計劃決策，需要歷史性的總結性的信息。

46簡述科技檔案檢索系統(tǒng)及其內容構成？

（1） 科技檔案檢索系統(tǒng)是由檢索過程中涉及的各種因素構成的一個有機整體。

（2） 包括以下4個子系統(tǒng)：

1）檢索語言；

2）著錄標引規(guī)則；

3）檢索工具；

4）檢索設備。

47簡述編制《中國檔案分類法》的原則？

（1） 它是遵循體系分類原則，根據(jù)檔案的特殊性編制的檔案分類標引的工具書。

（2） 它的編制原則是：以馬列主義、毛澤東思想為指導，以國家機構和社會職能分工為基礎，結合檔案內容論述和反映的事物屬性，確定具體的類目體系。

48簡述科技檔案標引中主題分析的方法？

（1）閱讀題名或原文，尋找主題。

（2）了解過去曾出現(xiàn)過的類似主題的標引情況，以保證主題分析的一致性。

（3）在全面了解科技檔案內容的基礎上，選擇和確定準備標引的主題概念。

49簡述科技檔案檢索工具的功能？（作用）

（1） 存儲功能。科技檔案檢索工具實際上就是科技檔案檢索信息的存儲器。

（2） 查找功能。利用者借助檢索工具，可以查找相關科技檔案。

（3） 傳遞和交流功能。

（4） 管理功能。館藏性檢索工具是科技檔案管理活動的重要管理手段。

50簡述科技檔案著錄和標引的區(qū)別？

（1）它們雖然從科技檔案內容入手，但它們分析內容的范圍不同。

（2）它們的表達方式不同。著錄對它所揭示內容特征和形式特征采用直錄的方式。標引必須經過語言的轉換，即用檢索語言表達檔案的主題內容。

50簡述科技檔案編研（成品）的特征？

它以科技檔案為主要對象。這是科技檔案編研區(qū)別于其他信息研究的主要標志。

它的目的是滿足客觀需要。

科技檔案編研具有較強的研究性質。

它提供了科技檔案利用工作的高級形式。

51為什么科技檔案編研促進了企業(yè)文化建設？

科技檔案編研成果是企業(yè)文化建設的精神成果。繼承了優(yōu)秀的民族文化傳統(tǒng)。編纂科技文獻是保存珍貴科技史料的重要方式。促進了科技檔案工作的發(fā)展?？萍紮n案編研完善了科技檔案工作的職能，科技檔案編研強化了科技檔案的業(yè)務建設。提高了科技檔案工作的業(yè)務能力。

52簡述科技檔案編研成品中說明和前言部分的內容？

說明或前言的內容是：編輯目的、編輯內容和時間斷限、編排體例、編輯者、編輯時間、編研中提出的問題，以及其他需要說明的問題。

53簡述科技檔案編研工作的原則？

（1）存真原則。是指科技檔案編研工作要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點，保證編研素材的真實性和客觀性。

（2）適用原則。指科技檔案編研成品必須適合科技生產、科技管理與社會其他工作的客觀需要，具有先進性和實用性。

（3）優(yōu)化原則。即科技檔案編研工作必須對科技檔案材料進行比較和篩選，以保證科技檔案編研成品的質量。

（4）合法原則。必須遵守同研究、加工和公布科技檔案信息的行為有關的法律和法規(guī)。

54簡述科技檔案提供服務的方式？

（1）閱覽。是指開辟閱覽室，供利用者查閱利用科技檔案。

（2）出借。是指科技檔案部門按照一定的制度，將科技檔案借給利用者使用。是提供服務的基本方式。

（3）復制供應。是指以科技檔案的各種復制本，為用戶提供服務。

（4）信息交流。

（5）咨詢服務。是指檔案人員以科技檔案信息為依據(jù)。為用戶解答有關科技檔案狀況或有關科學技術內容的一種服務方式。

55簡述科技檔案咨詢服務及主要特征？

咨詢服務，是指檔案人員以科技檔案信息為依據(jù)，為用戶解答有關科技檔案狀況或有關科學技術內容的一種服務方式。咨詢服務特征如下：

1）咨詢服務是檔案人員憑借自己所掌握的科技檔案信息，直接為用戶提供服務。直接性是咨詢服務的一個典型的特征。

2）咨詢服務的另一個特征是它的協(xié)商性。一方面，檔案人員可以通過討論進一步地了解用戶的需求特點和利用要求；另一方面，檔案人員可以針對用戶的需求進行信息利用方式和相關信息內容方面的指導和協(xié)助。